みなさんこんにちは！
プロジェクトファシリテーターのじゅんです。
わたしは会社員として勤めた後、フリーランスとして10年以上システム開発プロジェクトや業務改善プロジェクト、社内統制プロジェクトなどさまざまなお仕事をさせていただいております。
その中で、この季節になると新人のころ新年会などの幹事をやったことを思い出します。。
今回、そうした私の体験をベースに「忘年会や新年会の企画から運営をスムーズにするメール術」をbizSPA！フレッシュ様に寄稿させていただきました。
https://bizspa.jp/post-745662/
今回は、そこに書ききれなかった下準備のことについて、もう少し詳しくお伝えしたいと思います。
新人のみなさんも、新年会や忘年会、歓送迎会などの幹事を任されて憂鬱なみなさんも本記事がなにかの参考になれば幸いです。
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新年会や歓送迎会で差がつくお店選びのコツ
会社近くでわかりやすいお店を選ぼう
結構みなさん悩むのがお店選びではないでしょうか。
会社の新年会や歓送迎会など「大人数」が前提の集まりの場合、大原則は「会社の近くでわかりやすいお店を選ぶ」ことです。
「あの店どうやって行くんだっけ？」というのはできれば避けた方がベターです。
部長やマネージャーなどに美味しいお店を聞いて店選びをしよう！とbizSPA！フレッシュ様では書きましたが、そうやって集めた情報の中でも、なるべく会社から行きやすいお店がベターだと思います。
ちなみに、なんとなく参加者の人が見えた段階で当日の食事スタイルも決めておきましょう！考えられるのは次の２パターンです。
１ 少人数で、座席を移動しない場合やチームメンバーなど気心知れた場合→コース料理でゆっくり話せるように
２ 大人数で、座席を移動してコミュニケーションを促進したい場合、さまざまな関係者がいる場合→ビュッフェ形式か１品ずつ頼む方式、席を固定せずみんなで話せるように
これらも加味したうえでお店を決めるとよいでしょう。
このとき、自分ではどうしても決められない場合、誰かに相談するのはいいですが、あくまでも「自分の意見を述べたうえで相談する」を徹底しましょう。でないと、「お前幹事なのに何にも考えてないじゃん」と言われてしまう可能性もあります！
「自分はこう思うんだけど、○○さんどう思います？」というスタイルを身につけましょう！
最低２か所のお店を確保しておこう
お店を選ぶ際は、最低でも２カ所、できれば３カ所お店の候補を出しておきましょう。
これは、１個目のお店がダメだったときの保険でもあり、「２次会用」のお店候補としても使うためです。このとき、お店の値段感も見ておきましょう。1人３０００～５０００円の会費が新年会などで多くの方が「出してもいい」と思う値段です。（高すぎない、安すぎない）
それに見合ったお店かどうか？も重要なポイントになります。それを加味したうえで3カ所お店がピックアップできたら、次は下見になります。
お店の下見をしよう
実際に予約をする前に必ず下見をするようにしましょう。その際、見るべきポイントは次の３つです。
・導線確認（玄関から席まで、トイレの場所など）
・座席確認（テーブル間隔はどうか？個室席はあるか？）
・荷物置き、靴置きの有無（靴は脱ぐかどうか？）
当日は大人数が予想されます。そのため、これら３つは必ず確認しておきましょう。
とくに重要なのは「ブーツを脱ぐ場所なのかどうか」。女性にとって靴を脱ぐか脱がないかはポイントなので、ここもきちんとチェックして事前アナウンスするようにしましょう。
また極端に座席の間隔が狭かったりする場合や、トイレの場所がわかりにくいといったこともあるかもしれません。事前に把握しておくと安心ですよね。
また、実際お店に行った際はいくつか料理も飲み物もオーダーしましょう！(笑)
そのとき
・料理はスムーズに出てくるか（味はどうか）
も確認しておくと当日「こんなはずじゃなかった！」が防げます。
ちなみにこうした下見は「自腹で行かなきゃいけないの？」と思われるかもしれませんが、それはそれ、視点を変えましょう！
私がおすすめしているのが「好きな人と行くこと」です。
下見もできればしたくない。でも行っておいた方がいい。
それならデートのついでに下見しちゃえばいいじゃないですか！
もし片思いだったら、「下見しなくちゃいけないから」といって好きな人を誘う口実にもなりますよね(笑)。もちろん、同僚や友達など気のおける仲間同士で行ってもいいですよね。
開催日までの事前準備は念入りに！
お店を予約しよう
下見を経て、お店が決まったらいよいよ本予約です。
宴会シーズンとなるので、１０人を超える参加者の場合は、少なくとも1ヶ月以上前に、少人数の場合でも１週間前には予約しましょう！
予約が決まれば、早速その旨を参加メンバーに知らせましょう。
詳しくはbizSPA！フレッシュ様の記事を参照ください（https://bizspa.jp/post-745662/）。
ちなみに！このとき２次会の場所も予約はしないまでも、抑えてあります。ただし２次会があることは案内には載せません。それは当日発表で十分です（そのわけは後ほど）！
それが終わったら次は、固定した席の場合に限りメンバーの席決めを行いましょう。このあたりは、「会の目的」に沿って決めると良いでしょう。「普段話さない人と交流を深める」のであれば、普段のメンバーとは違う配置にしてもよいと思います。
新年会や歓送迎会当日の流れを考えよう
それが終わったら当日の進行です。といっても、
・乾杯の挨拶
・おわりの挨拶
を誰にするか決めておき、決まればその方にお願いすればいいだけ。
基本は部長やマネージャーにこの役をお願いすることが多いですが、もし３人マネージャーがいたら、はじめの挨拶、乾杯の挨拶、おわりの挨拶という風に役を振り分けましょう！ここまでできればもう会は８０％終わったも同然です！
当日の振る舞いもぬかりなく！
さて、長く準備してきましたがいよいよ当日です。当日はやることをきっちりやったら自分も楽しみましょう！
そのうえで大事なのは次のポイントです。
・会場に一番に行くこと
・靴を脱ぐ場所やトイレなど導線の案内をすること
・１杯目の飲み物はスムーズに注文すること
・乾杯の挨拶をお願いすること
当日は、入口に人がたまっちゃうことがあるので、メンバーが入店してきたら「こっちを通ってください」などと言って、誘導しましょう。（あいつできるなと思われます）
ここまでできたら、いったん仕事は終わりです！お疲れさまでした。
自分の労をねぎらってビールでも飲んでください。
さて、会が進行してくると、社長や役職者が顔を出す場合もあります。そのときは、必ず一言声をかけ、少しでも話をしてもらいましょう。
進行役でもあることをお忘れなく！
２次会は事前に言わないこと！空気感を見てカードを出す！
１次会が終わればもうそれで仕事は一応終わりなのですが、できる幹事はここからが違います。そう、２次会です。ただし私からの鉄則は
「幹事からは２次会があることを言わないこと！空気感を見てカードを出すこと」です。
１次会でグダってそのまま解散～という流れになればいいですが(笑)、「２次会はないのー？」と言い出したら、すかさずお店の予約準備の時に用意しておいた２次会のお店の話をしておきましょう。そして電話して入れるかどうかを確認します。
この段階で２次会用のお店に入れるかどうかは時の運(笑)。でもここで入れなくても問題ありません。
大事なのは「２次会の用意があるかどうか」 一応用意はしておきましたよ、ということを示すのが大事です。
「予約してませんでした、詰めが甘かったです。すみません～！」くらいが新人の仕事としてはちょうどいいのかなと思います。
もちろん、幹事の方が２次会までやりたい！のであればそれはぜひ企画してみてください(笑)。
本日の提案｜新年会や歓送迎会で差をつけるには、お店選びと当日の流れを考えておくことが重要！
今回は、前準備～当日のふるまいをお話してみました。
いかがですか？この通りに準備していけば、できそうな気がしませんか？抑えておきたいのは、これも大事な「仕事」だということ。
同じ仕事なら楽しく進めたいものですよね。
ぜひこちらを参考にストレスのない新年会・歓送迎会の幹事をしてみてください！
投稿者プロフィール
- プロジェクトファシリテーター
-
フリーランスのITコンサルタント として、CIO代行サービスで多くの企業をサポートしています。
企業のIT戦略 立案・実行支援を行い、
ITを活用した情報システム の導入・マネジメント支援しています。
IT利活用 に関して気軽な相談から経営に関わる支援まで幅広く受け付けています。
普段私が仕事をする時にお客様やプロジェクトチームの方々に実際に話している内容をたくさんの方々に届けます。
DX（デジタルトランスフォーメーション）が好きすぎるので「DX王子」と呼ばれています。
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