プロジェクトファシリテーターのじゅんです。
office Rootでは現在、協業パートナーを募集しています。
エントリーされた方とは約1時間のオンラインミーティングを設けており、これまでのご経験やスキルなどについてお話をしています。
このオンラインミーティングでは、経歴書やヒアリングシートの回答内容などの文字情報からは見えてこない、協業パートナー様自身の話し方、表情、などの総合的なコミュニケーションスキルを確認させていただくために設定しております。
オンラインミーティングの時間を有意義に過ごすために、参加される方へのお願い事項を以下にまとめていますので、オンラインミーティング参加前にご一読をお願いいたします。
オンラインミーティングでは、私（じゅん）自身が対応する場合以外にも、office Root人事担当者が対応する場合もございます。
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オンラインミーティングに参加する前の事前準備
１．ヒアリングフォームの事前提出のお願い
office Rootでは、オンラインミーティングを実施する前に「ヒアリングフォーム」のご提出をお願いしています。
「オンラインミーティングで話せばわかるのに、なぜヒアリングフォームまでわざわざ提出する必要があるのか？」
というご質問をいただくことがあります。
その理由は、ヒアリングフォームを見て
「ビジネスの常識が備わっているか」
「自分のキャリアや実績を論理的に文章化できているか」
の2点をチェックしているからです。
文章化ができていないPMOは、プロジェクトPMOになったとき、トラブルを引き起こしやすいという実態があります。
論理的な文章を書けない人というのは想像以上に多いと感じているため、あえてオンラインミーティングとは別にフォームの提出をしていただいてチェックするようにしています。
また、ヒアリングフォームで回答していただく内容は、お客様への提案が進んだ場合にも、同様の質問されたり提出を求められたりする内容になっています。
事前にヒアリングフォームを提出していただくことで、エントリー者の皆さまに都度確認をせずとも、office Rootの方で伺った内容を回答して話を進めることができます。
それによってお客様への回答スピードはアップし、エントリー者の皆さまにご説明いただく負担は軽減されるという点で、効率化を図ることができます。PMOのご経験がある方であれば、このあたりはご理解いただけるかと思います。
「職務経歴書を見ればよいのでは？」
というご意見もありますが、提出された経歴書を見ても、自分の実績や経験を論理的に、網羅的に記載してあるものは決して多くありません。そのため、経歴書とは別にヒアリングフォームを用意しています。
経歴書やヒアリングシートを記入する際は、具体的なエピソードの記載をお願いいたします。
２．オンラインミーティングでお話する内容
当社への問い合わせのきっかけが具体的な案件情報をご覧頂いてご連絡いただいた場合であっても、オンラインミーティングの場では、具体的な案件のお話はいたしません。
協業パートナーとして今後ご一緒させていただくにあたって、エントリー者の皆さまがどういったお強みをお持ちであるか、office Rootとどういった形で協業ができるかといった点を中心に、事前にご提出いただいたヒアリングフォームをベースにお話をさせていただきます。
オンラインミーティング中のお願い
１．質問へは具体的なエピソードも添えてご回答ください
オンラインミーティングでは、事前に提出していただいたヒアリングフォームに沿って質問をしていきますが、それに対して「YES」「NO」のみでの回答は避けていただき、簡単に具体的なエピソードなどを添えて回答をお願いいたします。
この理由は、プロジェクトに参画した際に、お客様やプロジェクトメンバーに「情報を伝える」という場面が発生した時、「客観的に、正確に情報を伝えることができるか」という点を確認させていただいております。
「管理した」「頑張った」「苦労した」といったような抽象的な表現ではなく、具体的な場面が伝わるようにお話しください。
２．インターネット回線の不具合時の対応
オンラインミーティング中、ネット回線の接続不良などでoffice Root人事担当者がミーティングの途中で退出してしまった場合は、5分間お待ちください。5分お待ちいただいてもoffice Root人事担当者が再度アクセスしてこなかった場合は、いったんその日のミーティングは中止とさせていただき、別日に改めて調整させていただくようお願いいたします。
エントリー者さまが同様の事象でミーティングを退出してしまった場合は、office Root人事担当者が5分間待機いたしますので、再度、ミーティングURLへのアクセスをお願いいたします。
5分経ってもアクセスやご連絡がない場合はいったんミーティングは中止し、別日に改めて調整させていただきます。
３．ミーティング時に使用するデバイスについて
ミーティングの際は録画を行いますので、なるべくカメラとマイクは同一のデバイスでミーティングにアクセスしていただくようお願いいたします。（協業パートナーさまに資料投影をお願いすることはございませんので、複数デバイスでの接続を検討している場合は、スマートフォンのみでの接続でも問題ありません）
ミーティングを録画させていただく理由は以下のとおりです。
・協業パートナー様の表情をはじめとする、総合的なコミュニケーション能力を評価するため
（表現力、伝達力、お仕事に対する姿勢、論理的思考力を総合的に確認させていただきます）
・office Root人事担当者の個人的な評価ではなく、当社複数名での評価を実施するため
・オープンでクリーンなやりとりを心がけるため
※ 録画ファイルはoffice Root社内のみの共有となり、お客様や外部に公開することはございません。
オンラインミーティング後の流れ
ご提案できる案件がございましたら、office Rootから別途ご連絡をさせていただきます。
ご連絡があった場合は、案件の内容をご確認いただき、対応可否についてお返事をお願いいたします。
ご対応いただける場合は、先方へ提案させていただき、先方との打ち合わせ（office Root代表の甲州が同席いたします。）を経て、案件への参画という流れになります。
案件参画前には、各種契約書の締結を電子契約で実施いたします。
当社との契約時には適格請求書発行事業者の登録番号が必要となります。事前にご用意をお願い致します。
消費税のインボイス制度における協業パートナー様との取引方針と登録番号提出のお願い
まとめ｜協業パートナーとしてご一緒できることを楽しみにしています
オンラインミーティングの流れや事前のご対応のお願いなどについてご案内いたしました。
当日、スムーズにミーティングを行い、協業パートナーの皆さまとしっかりお話をさせていただくためにも、ぜひご協力をお願いいたします。
皆さまとオンラインミーティングでお会いできることを楽しみにしております。
投稿者プロフィール
- プロジェクトファシリテーター
-
フリーランスのITコンサルタント として、CIO代行サービスで多くの企業をサポートしています。
企業のIT戦略 立案・実行支援を行い、
ITを活用した情報システム の導入・マネジメント支援しています。
IT利活用 に関して気軽な相談から経営に関わる支援まで幅広く受け付けています。
普段私が仕事をする時にお客様やプロジェクトチームの方々に実際に話している内容をたくさんの方々に届けます。
DX（デジタルトランスフォーメーション）が好きすぎるので「DX王子」と呼ばれています。
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