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面談前に職務経歴書などの提出をお願いする理由を解説します！
office Rootでは日々、弊社に応募してくださる方々の面談対応を行っていますが、その際には必ず
・職務経歴書
・ヒアリングシート
の２点の事前提出をお願いしております。
職務経歴書には、これまでご自身が携わってこられた仕事内容や、そこで得られた知識やスキル、経験などを記載いただきます。
ヒアリングシートは、業務に入っていただく上で細かな条件や希望、さらにはご自身の価値観やスタンスをお伺いするもので、質問に対してお答えいただく形になっています。
現在、採用の現場ではカジュアル面談など「まずは気軽に会って話す」というIT関連企業も多い中、なぜ弊社は面談前にこのようなプロセスをとっているのか。その理由をお知らせしたいと思います。
理由その１ お互い「有益な時間」にするため
理由の１つ目は、面談をお互い「有益な時間」にするためです。
「オンラインミーティングで話せばわかるのに、なぜヒアリングシートまで提出する必要があるのか？」
このような質問を、応募者の方からいただくことがあります。
たしかに応募者の方からすると、面談で話せばいい内容を文章化することに抵抗があるのかもしれません。
しかし、予めヒアリングシートをご提出いただくことで、弊社側は応募者の方のことを知った状態で面談をスタートできます。
どんな経歴なのか、どんな思考を持っていらっしゃるのか、さらには将来どんな業務をしたいのか。
そういったことを知っておくと、面談時には、「○○さん、ではこういう仕事はご興味ありますか？」とより具体的な質問に入ることができます。
もし、これらの事前情報がなかったら、面談の１時間は、過去や現在のお話しだけで終わってしまうことでしょう。そうなれば結局、もう一度別の時間を設けて、改めて今後のことを聞かなければなりません。結果的に「二度手間」になってしまうのです。
さらに言えば、最初の手間を省いてしまうと、実際お仕事が始まった際に「言った・言っていない」という行き違いも発生しやすくなると感じています。
もし、ヒアリングシートを書かないことが「効率的」だと感じているなら、それは「目の前の効率」でしかありません。弊社は「長期的に見たうえでの効率化」に重きを置いているのです。
理由その２ ビジネスマナーをチェックするため
理由の２つ目は、「ビジネスマナーをチェックするため」にあります。
これは”弊社側の都合”という側面が大きいです。
具体的には
「ビジネスの常識が備わっているか」
「自分のキャリアや実績を論理的に文章化できているか」の2点をチェックしています。
ではなぜ、この２点のスキルを見ているのかというと、PMOとして業務をしていくうえで欠かせないスキルだからです。
例えば、プロジェクトPMOとして活躍していただく場合、ほとんどがみなさんのことを誰も知らない、いわば「初めて」行く現場になります。
そんなとき、武器になるのがビジネスの常識や文章力です。
・挨拶がしっかりできるか
・丁寧な対応ができるかどうか
・誤字脱字のない、わかりやすい文章が書けるかどうか
これらは、実は面談だけではかることができません。
そのため、ヒアリングシートと職務経歴書を「書いて」いただくことによって、そのスキルを見させていただいているのです。
理由その３ あなたの魅力をより知るため
そして理由の3つ目は、「あなたの魅力をより知るため」です。
実は多くの場合、職務経歴書を見ただけでは、その方がどんな仕事をしていたか、ほとんどわかりません。
みなさんは、こんな経歴書を書いていませんか？
ダメな経歴書例
IT業界 20年
エンジニア歴 30年
2020年 3月〜 2022年2月 XXXXプロジェクト
・進捗管理
・課題管理
・ポジション ： PMO
・役職 ： COO
2020年 3月〜 2022年2月 XXXXプロジェクト
・進捗管理
・課題管理
・ポジション ： PMO
・役職 ： COO
2020年 3月〜 2022年2月 XXXXプロジェクト
・進捗管理
・課題管理
・ポジション ： PMO
・役職 ： COO
2020年 3月〜 2022年2月 XXXXプロジェクト
・進捗管理
・課題管理
・ポジション ： PMO
・役職 ： COO
よくある経歴書のフォーマットだと思います。
しかしこれでは、いったいどんな業務をしてきたのか、プロジェクトを通してどんな経験をしたのか、どんな学びをしたのか、具体的な事柄が一切わかりません。
例に挙げた方の場合、30年もエンジニアをしていれば、現場やチームでいろいろなことが起こり多くの学びがあったはずです。
それをたった2行で終わらせてしまうなんて、こんなにもったいないことはありません。
みなさんの経験はこんな数行で終わってしまうようなものではないはずです。
その魅力をふんだんにアピールする場、それが職務経歴書でありヒアリングシートなのです。
具体的に行ってきた業務の内容や、行動・結果が記されてあれば、面談時に
「なぜこの価値観になったんですか？」
「ここの行動の真意は何ですか？」
と一歩も二歩も踏み込んだ質問ができます。
結果的に、よりみなさんを知ることができる有益な時間となるでしょう。
そういった会話ができれば、こちらもみなさんの正当な価値を把握でき、適切なプロジェクトをおすすめできます。一方、応募者の方にとっては、それだけでご自身の契約金額が一気に上がる可能性もあるのです。
職務経歴書やヒアリングシートでの、「謙遜」や「謙虚さ」は一切必要ありません！
「自分の魅力を最大限にアピールしよう」という意識で書いていただければと思います。
「それはわかったけど、こんなに具体的に書けと言われても……」と思われた方もいらっしゃることでしょう。
たしかにこれらを1日で仕上げるのは骨が折れるかもしれません。
しかし、プロジェクトが終わったときに、どんなことがあったか、ひとつひとつ振りかえるのであれば、無理なくできるのではないでしょうか。
私は今でも、１つのプロジェクトが終わるたびに「振り返り」として、実績をまとめています。
習慣づけば苦しいことはありません！ぜひ試してみていただければと思います。
論理的な文章を書く力は、PMOの必須スキルにも直結！
日ごろから職務経歴書のまとめをおすすめする理由はもう１つあります。
それは、「文章を書くことに注力できる」点です。
例えば、プロジェクト報告書や提案資料などを書くときは、
「何を書こうか」
「どのように見せようか」という二段構えで文章を書かなくてはいけません。
その点、職務経歴書であれば、「自分がやってきたことを詳しく書く」これだけでOK。
つまり、何を書けばいいかは明白です。そのため、文章のトーンやリズム、誤字脱字に気を付けるなど、「文章の基本」に集中できるのです。
ここでわかりやすい論理的な文章を書く練習をしておけば、いざPMOとして文章作成するときもスムーズに構成が思い浮かぶようになるでしょう（実際私もそうでした）。
今後PMOとして仕事をしていくのであれば「論理的な文章を書く機会」に必ず遭遇します。
そのとき苦労するよりも、先に経験したほうが幸せなのでは？とも思います。
ここまでお読みになり、「弊社のヒアリングシートを書くことはそんなに難しいの？」と不安に思われたかもしれませんが、そんなことはありません。
・聞かれた質問にしっかりと答えること
・空白をつくらないこと
・起承転結を意識して文章を書くこと
・提出する前に必ず見直し、推敲をすること
これらを意識するだけで、かなりスムーズに書けると思います。
今回は、面談前にヒアリングシートや職務経歴書を書いていただくワケをお話ししてきましたが、文章を書くスキル、ドキュメンテーションスキルはどんな場所でも役立ちます。
仕事で資料を作成するとき、仕事相手にチャットで物事を伝えるとき。さらに言えば、家族や友人に何かを伝えたいときも、論理的な文章が書けた方がいいですよね。
ぜひ、これを機会にご自身が書く「文章」を見直していただけたら幸いです。
本日の提案｜職務経歴書・ヒアリングシートの提出をお願いするのは、あなたの魅力を知りたいからです
・PMOにとってドキュメンテーションスキルは超重要
・書く力は、どんなシーンでも必須のもの
・面談時に限らず、”書く力”は常に磨き続けよう
・日ごろから読む・書く・伝えるを意識して仕事をしよう
投稿者プロフィール
- プロジェクトファシリテーター
-
フリーランスのITコンサルタント として、CIO代行サービスで多くの企業をサポートしています。
企業のIT戦略 立案・実行支援を行い、
ITを活用した情報システム の導入・マネジメント支援しています。
IT利活用 に関して気軽な相談から経営に関わる支援まで幅広く受け付けています。
普段私が仕事をする時にお客様やプロジェクトチームの方々に実際に話している内容をたくさんの方々に届けます。
DX（デジタルトランスフォーメーション）が好きすぎるので「DX王子」と呼ばれています。
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