プロジェクトファシリテーターのじゅんです。
私はビジネスで会話をする際は基本的にメモをします。
以前は、ポストイットなどの付箋やA4の用紙を持ち歩いていつでもメモをできるようにしていました。
最近では、iPadやGalaxyNoteを常に持っているのでそれにメモをします。
こちらでペーパレス化のやり方を紹介していますので参考にしてみてください。
お客様とお話ししていて、メモに関して会話をすることがあります。
そんな時に「メモを取る理由」についてちょっと認識が違う場面があったので、私なりのメモに対する考え方について紹介しようと思いまして記事を書きます。
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メモを取る理由って知ってますか？忘れないためではないですよ！
なぜメモを取るんですか？
という質問をすると
忘れないためです
このような答えをする方がいると思います。
あなた自身、もしくはあなたの周りにいませんか？
- メモをしているけど、何を書いているかわからない
- 相手の話したことを一字一句全てをメモしている
- 紙切れにメモをするけど、話が終わったらごみ箱に捨てられている
このような人を何人か見たことがあります。
その人と打ち合わせをすると、とても真面目で熱心に膨大な量のメモを書いているのです。
ところが、一週間後に話をするとどうでしょうか？
ほぼ全てを覚えていないのです。そしてメモを見直しても何を書いているか自分でわからないというのです。
忘れないために一生懸命メモを取っているのに何一つ覚えていないというのは、何のためにメモを取っているのでしょうか・・・・
言葉を失ってしまいました。
では、私の場合のメモに対する考え方を紹介します。
なぜメモを取るんですか？
という質問に対する私のこたえは、
忘れるためです。
自分で覚えておくということを期待していないので、メモに対して自分の代わりに記憶しておいてもらうようにします。
相手の話を聞いたり、打ち合わせをしているときの私の役割とメモの役割がはっきりしています。
わたし ： 情報を引き出す、合意する、物事を決める
メモ ： 会話した内容を記憶する
このように役割が分かれているのです。
なにが違うのか？メモを取るのは忘れるため！
忘れないため
と
忘れるため
なにが違うの？と思うかもしれませんが、まったく違います。先程、わたしとメモの役割分担の説明をしましたが、
「忘れないため」という表現や考え方は、自分が全て覚えていることを前提にしています。この考え方の場合は、メモを取る目的は何もなくなります。自分で忘れないように覚えているのにメモの意味って何？となります。
「忘れるため」という表現にすると、記憶はメモに任せて、話をどう進めるかという点を自分が担います。つまり、役割が明確になるのです。
なぜ忘れるということが重要か？
あなたは毎日毎日やることや考えることをたくさん抱えているはずです。
ビジネスマンはもちろん、学生でも、主婦でも、多くの方はたくさんのことを日々考えながら生活しています。
一つ例をあげると、
仕事において会社全体の運営状況、取引先数百社の状況、新商品開発のための研究開発を考えないといけない。
プライベートでは、恋人のことや友人と一緒に行く旅行や食事会やパーティのこと、親孝行のこと、子供に対する将来のこと
趣味では、今度主催するイベントの状況把握、同じ趣味をもつ人たちとの活動のこと
あなたは、これらのことを全て頭の中で常に覚えて考えて過ごせますか？
答えをはっきり言います。
Noです
もし、これらすべてを頭の中で覚えているのだとしたら、
仕事をしながら、家族のことを気にしたり、
プライベートで遊んでいる時に仕事のことを気にしたり、
という状態になるはずです。それでは、全てのことが中途半端になってしまいます。
メモをして忘れることで、目の前のことに集中でき、違うことに取り組むときにメモを見返すことで、思い出す時間を限りなくゼロに近づけることができます。
「俺はメモなんかしなくても頭で覚えているから！」とかいうやつは無視してOKです！
このような話をすると
「俺はメモなんかしなくても頭で覚えているから」
という回答をする方がいらっしゃいます。
だいたいこーいう方は、仕事や業務内容がかなり狭いことが多いです。
中には本当に頭の中で完結する宇宙人みたいな人がたまにいます。
それを見極めるのは難しく、見極めたところであなたにはあまり関係ないと思うので、こんなことを言っている方と話をする機会があれば、「すごいですねー」と適当なことを言って流しておいてください。
「忘れるためのメモ」は未来の自分への手紙、メッセージ
メモをする場面では、忘れることを前提にしているため、もう一度見返した時にわかるようにメモを取る必要があります。
見直した時に具体的に思い出せるようにしなければなりません。
具体的にはどーすればよいのか？
メモは忘れるため、ということは理解できたと思いますが、具体的にどのようにしたらよいのでしょうか？
それを説明します。
あとから見る自分は初めて見て理解できるようにメモする
「電話をする」
「書類を提出する」
とメモすることは無いでしょうか？このようなメモって、メモしている時は自分が頭でわかっているからキーワードだけをメモしますが、1週間後に行動を起こす時にこのようにメモされていたら自分はどう思うでしょうか？
経験したことがなかったり、イメージできない方は実際にやってみてください。
あとから見直してみると驚くほどに何を書いているかを思い出せません。
では、どうするか
3/20 14:00 取引先〇〇部長に
プロジェクトXXの依頼ZZに関しての
対応状況を確認する電話をする
（03−1111−2222）
と書きます
これでもこんなに長くメモするのは大変なので
実際のメモはこんな感じです。
（準備中）
今日が、3/2だとして、上のメモは二週間も後の予定です。
たったこれだけ？と思うかもしれませんが、実際に3/20になったときの自分自身の行動の違いに驚くはずです。
メモするのと同時に、いつこのメモを見るのか？見る予定なのかということを決めます
もう一つだけ、ポイントがあります。
それは、「見直す」時間を取ることです。
1週間後の自分に対してメッセージを送るイメージです。
システム手帳であれば、1週間後の日付のページに書き込んでおくということです。アイディアメモであれば、6ヶ月後にアイディアメモを見直すスケジュールを入れる。ブレストなどのアイディア出しのノートやメモは特に定期的に見直したほうが良いです。
頭の中の内容がノートにアウトプットされ、時間をおいて見直したときにさらに洗練される。これを繰り返すことで自分自身のアイディアがより具体的に形になっていきます。
アイディアや企画を考えるときに毎回真っ白な紙を取り出してスタートする方をたまに見ますが、とてももったいないです。
せっかく以前出したアイディアを育てるようなノートやメモのとり方を習得しましょう！
本日の提案｜メモは未来の自分へのメッセージ！見ただけで全てを思い出せるような書き方をする！
・メモするのは、忘れるために取るという考え方を持つ
・忘れている自分に対して手紙やメッセージを送って理解してもらえるように書く
・メモしたら見直すタイミングを一緒に設定する
メモを取る理由の考え方を変えるだけでメモする内容が充実するだけでなく、あなた自身の頭がスッキリする体験が得られます。
ちょっとだけ気になったら今日から実践してみましょう。
投稿者プロフィール
- プロジェクトファシリテーター
-
フリーランスのITコンサルタント として、CIO代行サービスで多くの企業をサポートしています。
企業のIT戦略 立案・実行支援を行い、
ITを活用した情報システム の導入・マネジメント支援しています。
IT利活用 に関して気軽な相談から経営に関わる支援まで幅広く受け付けています。
普段私が仕事をする時にお客様やプロジェクトチームの方々に実際に話している内容をたくさんの方々に届けます。
DX（デジタルトランスフォーメーション）が好きすぎるので「DX王子」と呼ばれています。
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