プロジェクトファシリテーターのじゅんです。
みなさん会議やってますか？
こちらの記事でダメ会議の例を紹介させていただき、こちらの記事では会議そのものの舵取りの仕方を紹介させていただきました。
今日は会議招集をするときに連絡するメールや会議通知の書き方について紹介させていただきます。
記事の最後には、会議通知にそのまま使えるテンプレートも用意してあるので、コピペして活用ください。
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会議通知の書き方解説！必要な７つの項目
では具体的にどのような項目を書けばよいかを紹介します。
会議通知に書くべき項目は以下の7項目です。
１．お願い
２．開催日時
３．目的
４．アジェンダ
５．参加者
６．会議資料リンク
７．会議招集の背景
１．お願い
まずはじめに、会議を招集するメンバにお願いしたいことを書きます。
一番始めの項目に「お願い」を持ってくるのは、何度も見ることを想定しています。
会議の概要は、一度見て終わりというわけではなく、事前に何度も見返します。直前には「この会議何していけばいいんだっけ？」と優秀なビジネスマンほど準備を怠りません。
そんな方たちのために、事前にやらなければ行けないことを見返しやすいように書いておきます。
また、会議のルールなどがあれば、お願い事項として書くのも良いかもしれません。毎回同じ事を書いているのであれば、ルールは別項目として切り出して書いておくのも良いです。
例１ 会議全体のルールを書くパターン（最初の数回のみ）
・会議時間内で資料の読み上げは行いませんので、会議資料リンクにある資料を事前にお読みいただいてからご参加ください。
・ご参加できない場合は、参加不可の連絡か、カレンダー機能で不参加を表明ください。
・ご参加できない方は「アジェンダ＆議事録ファイル」に事前にコメントいただくか、会議後に議事録をご確認ください。
例２ 会議の際に必要な事項を事前に準備していただくパターン
●●さん ご意見をいただきたく思いますので、資料▲▲をご一読いただき、実現可否、実現案などをご提示頂ますようお願いいたします。
●●さん XXX施策に関する状況報告を行う時間をとっております。お手数ですが報告内容の資料を２日前までに共有ください。
●●さん 今月より参画いただいておりますので皆様にご挨拶の時間を設けております。お手数ですが当日自己紹介をお願いいたします。また、プロジェクトメンバに関しては、こちらのプロジェクトサイトにて紹介ページがありますので事前にお読みいただければ幸いです。
２．開催日時
ここに書く内容はカレンダーツールやスケジュール管理ツールの場合、日時設定、場所設定などができることがほとんどなので、二度手間になるので書かなくても問題ないです。
会社間でスケジュール管理ツールが違う場合などを想定して書いておくことが良い場合もあります。
オンラインミーティングでは、会議用のURLも合わせて書いておきましょう。
３．目的、４．アジェンダ、５．参加者
目的、アジェンダ、参加者に関しては、こちらの記事にて書いてありますのでご参照ください
６．会議資料リンク or 添付
会議資料は可能な限り事前に共有しましょう。会議が始まってから初見の資料というのは可能な限りやめましょう。
資料はできるだけ、クラウド上に配置してリンクを共有することで閲覧できるようにしておきましょう。
自社のセキュリティルール上、クラウドを使った共有が難しい場合もあると思います。そんなときは添付ファイルとして共有しましょう。
７．会議招集の背景
会議招集の背景は、場合によって書くときと書かないときがあります。
書く場合は、参加者が初めて顔合わせするときや普段とは違う例外的な集まりがある場合に書きます。
書く内容は、「なぜこの会議が開催され、なぜ今回の参加者を招集対象としたのか」ということを書きます。
１～６までの項目で、会議自体の内容はわかりましたが、なぜこの会議招集が必要なのかという点がわからないからです。
例 複数部署のメンバが集まり、チームを作ってプロジェクトを進めることになった場合
先日、代表より全社員に向けて社内の状況をお知らせするお話がありました。
その中で上がった〇〇という内容に関して改善プロジェクトチームを発足し、集中的に改善することとなりました。
本プロジェクトの推進をプロジェクトファシリテーターである私、じゅんが任命されましたので、現時点で存在する情報共有と想定しているアプローチに関して共有させていただくべく消臭させていただきます。
また、複数の部署よりプロジェクトメンバを消臭しておりますので、顔合わせも兼ねております。
会議通知の7つの項目を活かすための準備と考え方
会議を開催する際は、会議通知に書く内容はこれまで紹介した7つの項目をテンプレート化してすぐに送信できるようにしておきましょう。
テンプレートは最後に用意してあるので、そちらをコピペして使ってください。今回ご紹介した項目を使えば会議通知に書く項目に関して悩むことはなくなりました。
これからあなたは、この項目に悩むのではなく、会議内容や進行、運営をどうするかについて頭を使うようにしてください。
会議通知の内容がしっかりしていても肝心の会議運営がグダグダだと全く意味ないので、これから紹介する内容に注意して会議通知と実際の会議の内容がずれないようにしましょう
準備をしっかりするとこれって集まる必要ある？という会議が大量に出てくる
何かを決めたり、話し合ったり、報告したり、共有したり、会議の目的はたくさんあります。準備をすることで集まって何をしたいのかを考えるようになります。多くの人が集まるということは集まった人たちの時間を費やすことになります。
10人の人が集まって、１時間の会議をしたら、合計10人時（人時がわからないかたは単純に10時間と読んでOKです）を費やすことになります。
そんな時間を費やして出てきたアウトプットが「なにもない」というのではなんのために会議をしたのかわかりません。
この記事を読んでいる方は儀式のための会議をやりたいわけでないはずです。意味のある時間の使い方をして、会議をする価値のある集まりにしましょう。紹介した７つの項目の内容をしっかり考えることで意味のある会議をしましょう。
意味にある会議になっているかどうかを確認したい場合は、以下のダメ会議のチェックをしてみましょう。
当てはまらなければ最低限の運用はできていると考えてOKです。
会議の大小で準備のするしないをわけるのではなく、全部の会議でやれ！
役員が集まる会議だから、しっかり準備しました。
部長が参加する会議なので、準備しました。
２，３人の内部の会議だから準備しませんでした。
こんなことを言っていませんか？もし、そう考えているあなたは、まだまだです・・・・
というか、
そういう考えを持っているあなたはもしかして準備が面倒だと思っていて、できればやりたくないなぁ〜なんて考えていませんか？
今日ご紹介した項目は全ての会議で準備する必要があります。
大きくても小さくても関係ありません。
特に会議のやり方に慣れていない方は、何度も繰り返し考えて書いてみることで慣れてくるので数をこなしていきましょう。
「テンプレートを埋めればいい」という考えはやめろ！
今回７つの項目を紹介させていただき、下記にはテンプレートも用意しています。テンプレートを使おうとすると、中には
このテンプレートの項目を埋めればいいんでしょ！？
このテンプレートの項目を埋めればいいんでしょ！？
と捉える方がいらっしゃいます。
このような考え方はおすすめしません。
理由は、頭を使わなくなるからです。
テンプレートは、書式や記載項目を作ったり考えたりする時間をなくすために使うのは有効です。
大事なのは、内容をどうするかに対して頭を使ったり、会議であればどのように運営するかだったり、プロジェクトであれば目的を達成するためにこの会議の合意や承認はやっておいたほうがいい！ということだったりを考えることに対して頭を使うようにしましょう。
仕事や会議の目的自体を考えられない方は、こちらの記事で紹介した４つの視点を考えてみましょう。
本日の提案｜会議通知はテンプレート化して中身を考えるのに頭を使え！
・会議通知やカレンダーの会議内容欄は具体的に書くこと！
・会議概要欄は以下のテンプレートを使って、ルーティン化すべし！
・会議の大小に関わらず全ての会議で準備せよ！めんどくさがるな！
会議の概要欄テンプレート
〇〇プロジェクト関係者 各位
お疲れさまです。プロジェクトファシリテーターのじゅんです。
■お願い
■開催日程
2020/03/04 13:00～14:00
東京本社 〇〇会議室
オンラインミーティング用会議URL
https://xxxx
■目的
■アジェンダ
■参加者
■会議資料リンク
■会議招集の背景
■ご連絡先
E-mail
ChatID
会議の舵取りの仕方はこちらの記事を参考にしてください
投稿者プロフィール
- プロジェクトファシリテーター
-
フリーランスのITコンサルタント として、CIO代行サービスで多くの企業をサポートしています。
企業のIT戦略 立案・実行支援を行い、
ITを活用した情報システム の導入・マネジメント支援しています。
IT利活用 に関して気軽な相談から経営に関わる支援まで幅広く受け付けています。
普段私が仕事をする時にお客様やプロジェクトチームの方々に実際に話している内容をたくさんの方々に届けます。
DX（デジタルトランスフォーメーション）が好きすぎるので「DX王子」と呼ばれています。
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