働き方改革で残業をせずに帰れと言われても、普段のくだらない会議や意味のない会議に参加させられて自分の仕事が全くできないと感じている方は多いのではないでしょうか。
また、自身が会議を主催する立場であなたが行っている会議についても今までやってきたやり方だったり、先輩から引き継がれた会議だからと言う理由でそのままの運営をしていることは無いでしょうか。
会議を良くしましょうという事はたくさんの書籍がでていますが、
そもそも、自身が参加している会議がどのくらいダメなのかを認識するところからだと思います。
以下に記載されている会議をもし行っている場合、すぐに改善する必要があるとお見ますのでご自身が参加されている会議を思い浮かべながらご覧いただければと思います。
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１．参加者が遅刻する
ほとんどの人が、毎回２，３分遅れてくる。
決裁権を持った人は自分が重要人物とわかっているから30分遅れてくる。
これによって、会議を始めようにも始められない。
やむなく、集まっているメンバで始めるものの、途中参加者が来るたびにそれまでの議論の内容を説明するため効率が悪い。
もしくは、途中参加の人に説明をしないため、どこまで話が進んだのかわからず話に参加できない。
例えば、1時間の会議枠に対して30分遅れてスタートするため、会議は30分しかできない。
早めに来ていた参加者の時間を30分ずつ失っていることに気づかない。
決裁権を持っている上司には誰も言えずに改善されない状態。
このままの運営を続けていると、この会議は5分10分遅れて行っても大丈夫という認識がでて、他の参加者まで遅刻をするようになる。
２．参加者がダラダラしている
始める時もダラダラ、終わるときもダラダラし、いつ始まったのかわからない。
アイスブレイクと称し、世間話から始まるが中の良いメンバしか会話しない。ようやく始まったと思ったら話が脱線し、収集がつかない。
次の予定が空いている場合、残れる人で話をしようとするが、話す内容に区切りが無いため、抽象的な議論を思うがままにダラダラと話す事態になり、時間だけがすぎることになる。
３．話の内容がふわっふわ
発言する人は、要領を得ない内容を話し、それに対する質問も抽象的なふわふわした会話になっている。
売り上げあげましょう！お客様の喜ぶことをしましょう！熱く行きましょう！
と話すだけで具体性がまったくない会話が飛び交う。
具体的には？と聴くと、それは自分たちの仕事じゃない！と 良い、部下や取引先に仕事を押し付ける。
４．話し手と聞き手に分かれて、話が一方通行
会議と称し招集しているが、話す人と聞く人に分かれてしまっている会議。
話す人は２，３人で、質問や議論はなく、社内セミナーや独演会状態になっている。
５．仕事の報告をするだけ、紙を読むだけ
３０人や４０人が集まり、部長などの上司に対して一人づつ報告していく会議
上司と報告者のやり取りはあるが、それを聞かされる周りの人はただ待っている状態。
パソコンに保存されている電子データを印刷した内容なので事前に見ることも後から確認することも可能なはずなのに、
話す内容は手元に配っている資料を読み上げるだけ
６．司会能力ゼロ
司会者が決まっていない。
決まっていても、予め決めた目次やアジェンダを読み上げるだけ。
議論の内容が終わったか？結論がでたか？と参加者に聞き、議論の概要すら把握できていない。
その会議で最も力の持っているメンバ（社長など）が進行をし「遠慮なく発言して！」と言うものの発言するとすぐに最も力の持っているメンバ（社長など）に否定される。
７．参加者がほとんど発言しない
とにかく黙っている。賛成・反対の考えも述べずに、何を考えているのか見えない。
ノートにメモを取っている気配もなく、ノートパソコンを操作していて記録しているかと思うと、会議と関係のないメールを打っていたりする。会議そのものに無関心な状態。
少しでも関心のある内容だとしても、会議の場では発言せず、会議が終わった後に批判をする。
８、 具体的な決定事項が生まれない
トップから社員まで、参加者全員が評論家になってしまっている。
議論自体は一見とても良いものに見えるが、それを実現するために具体的に決定して実行することを嫌う会議。
自分に仕事が降ってこないように担当者を決める時になると、今でなくても良いのでは？と発言してしまう。
明確な担当者を決めず、部ごとの宿題としてしまう。
また、宿題になるのが嫌なため、そもそも発言せず、問題点と認識ていても発言しない。
ひとつでも当てはまる会議をしている場合は即カイゼンの必要があります
具体的な会議のやり方をこちらの記事で紹介しているので参考にしてください（準備中）
また、これらの意味ない会議はファシリテーターがいると解決することが多いです。
ファシリテーターってなに？ってかたはこちらの記事をご覧ください。
また、ファシリテーションを勉強して会議をスムーズに進めたい場合は、こちらの記事に参考書籍をまとめてあるのでこちらも合わせてご覧ください。
投稿者プロフィール
- プロジェクトファシリテーター
-
フリーランスのITコンサルタント として、CIO代行サービスで多くの企業をサポートしています。
企業のIT戦略 立案・実行支援を行い、
ITを活用した情報システム の導入・マネジメント支援しています。
IT利活用 に関して気軽な相談から経営に関わる支援まで幅広く受け付けています。
普段私が仕事をする時にお客様やプロジェクトチームの方々に実際に話している内容をたくさんの方々に届けます。
DX（デジタルトランスフォーメーション）が好きすぎるので「DX王子」と呼ばれています。
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