デジタルトランスフォーメーションの7つの事例をこちらの記事で紹介しています

会議で決めたルールを守るために有効なたった一つのルール

会議で決めたルールを守るために有効なたった一つのルール

会議をスムーズに進めるために決めた会議のルールですが、せっかく決めたにもかかわらず、守られなかったり、形骸化してしまったりしてしまうことはありませんか?
また、会議中にルールを破っていることがわかっているのに言えずに黙り込んでしまう場面はありませんか?

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会議で決めたルールを守るために有効なたった一つのルール

ルールから逸脱している場面に気づいたらイエローカードを誰でもあげてよい

会議のルールの中に、このルールを加えるだけで他のルールが守られ、スムーズに会議が進みます。
サッカーで反則をした時に審判が選手に出すアレです。
事前に付箋を参加者に1枚ずつ配っておいて、
もし、会議のルールが守られていないかなと感じたら誰でもそれを上げるようにします。

なぜイエローカードルールが必要で、有効なのか

会議の舵取りをするためにこちらの記事でOARRの話をしましたが、その項目にルール:Rがありました。
これは議論をスムーズに進めたり、立場の違う参加者がいたとしても同じルールのもとに議論できるようにするために設定するものです。

しかし、せっかくルールを設定したにもかかわらずルールが守られない状況になったりします。
その原因とイエローカードの有効性について見てみましょう。

白熱するとルールを忘れてしまう

議論を活発にしたり、スムーズに議論させるためのルールですが、白熱してくるとやっぱり忘れてしまいます。
白熱して良い方向に議論されればよいのですが、話がそれたり、特定の議論者以外の参加者が置き去りにされたりすると会議の意味が無くなってしまいます。

声の大きい人、権力のある人はルール適用外だと思いこんでしまう傾向がある

これは私個人の経験による視点が強いのですが、
社歴が長かったり、ベテランであったり、知識や経験があったり、社長やオーナーである場合は、無条件に発言できると思ってしまう傾向があります。

ルールを守ってないとわかったとしても注意すると空気が悪くなる

では、前述のような場合にあなたは「ルール守ってください!」と発言を遮って言えますでしょうか?
はっきりした性格で、物怖じせずに言える方もいらっしゃると思います。
しかし、多くの方はハッキリと言える方は少ないです。

そうこうしているうちにタイミングを逃してしまいます。
ルールを守って気持ちよく議論したいけど、どう注意したらよいかわからずに、悩んで黙り込んでしまう。
そんな経験をしたことがある方は意外と多いのではないでしょうか。

空気を壊さずにルールを守れて気分良く話し合いが進むようにイエローカードを使おう

空気を壊さずにルールを守れて気分良く話し合いが進むような方法は無いだろうかと考えた時に、
このイエローカードはとても有効です。
話すのが苦手な人でもイエローカードを上げるだけで周りは気づくことができます。

イエローカードを出された方も特に悪気があるわけではないので「あっ!」とすぐに気づくことができます。
人による言い回しに左右されないので、誰でもできてとても便利です。そして効果抜群です。

具体的にはどのようにイエローカードを使用するか

OARRのルールに「ルールから逸脱している場面に気づいたらイエローカードを誰でもあげてよい」を追加する

言い回しや表現は変えていただいて構いませんが、このルールを加えて会議が始まる前に参加者全員に共有します。

会議が始まってからOARRの説明をしている時に参加者全員に黄色の付箋(イエローカード)を1枚ずつ配る

実際に黄色のカードを用意して配布しても良いのですが、わざわざそのために用意するのも面倒です。
以下のような付箋を用意して参加者に1枚ずつ配りましょう。

誰かがイエローカードを上げて当事者以外もイエローカードに同意したら同じように上げる

会議の途中、前述したように白熱したり、脱線したり、他のルールが守られない場面がでてきたら、手元にあるイエローカードを上げましょう。
このとき、始めに上げた人以外でも気づいたタイミングで参加者はどんどん上げていきましょう。

罰を与えるのはNG

サッカーのようにイエローカードが2枚出されてら退場ね!

というようなことはやめましょう。
会議の目的は別にあるはずです。罰を与えて参加者から排除するのは得策ではありません。

会議が終わったらイエローカードにコメントや会議の振り返り、MVPを書いて共有するともっと楽しくなるかも

会議が終わると手元には1枚の黄色い付箋が残ると思います。
そのまま回収して捨ててしまうのはもったいないので、会議自体を振り返った感想を書いたり、主催者やファシリテーターへの応援コメントをかいたり、今日のMVPなんかの投票用紙に使うのも良いかも知れません。

こんなイベントをすると会議もちょっとだけ楽しくなりませんか?

本日の提案|会議で決めたルールを守るために有効なたった一つのルール

ルールを破ったらイエローカードを出すというルールを追加する

事前に説明して、誰でも気軽に上げることができるようにする

イエローカードはこれを使うのが良いですよ

投稿者プロフィール

じゅん
じゅんプロジェクトファシリテーター
フリーランスのITコンサルタント として、CIO代行サービスで多くの企業をサポートしています。
企業のIT戦略 立案・実行支援を行い、
ITを活用した情報システム の導入・マネジメント支援しています。
IT利活用 に関して気軽な相談から経営に関わる支援まで幅広く受け付けています。

普段私が仕事をする時にお客様やプロジェクトチームの方々に実際に話している内容をたくさんの方々に届けます。

DX(デジタルトランスフォーメーション)が好きすぎるので「DX王子」と呼ばれています。

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