デジタルトランスフォーメーションの7つの事例をこちらの記事で紹介しています

会議の目的を自然に引き出す質問の仕方

会議の目的を自然に引き出す質問の仕方
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ファシリテーションを知っているとまず会議を始める時に目的を明確にしましょう!ということを学ぶと思います。今回は会議での1場面を取り上げます。会社内で普段から顔見知りのメンバが参加する会議ですが、週に1度ある会議にもかかわらず目的がいまいちはっきりしない会議でなんとかしたいと思っている時にファシリテーションの勉強したあなたはまずこの会議の目的をはっきりさせようというところから始めようと思っているところです。

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場が凍りついてしまう質問

早速、会議に参加する時にファシリテーションを使ってみようと思って、何が目的かわからないような会議を変えようと思ってこんな質問をするのではないでしょうか

この会議の目的はなんですか?

こんな質問をしてしまって空気が凍りついてしまった記憶はありませんか?
いつもやっている会議や参加するメンバが仕事仲間でよく知っている仲間であればあるほど、「いまさら何を言っているの?」という感じがでてしまうのではないでしょうか?そして、「なんのつもりで参加してるの?」といった感じになってしまうともう大変です。
参加者の立場でもそうですが、参加者の中で自分が新人や立場の低いメンバだったらこのことを思っていても発言できないですし、上司の立場であってもシラケてしまう状態になりかねません。

目的を明確にするということに忠実なのは良いのですが、この質問をすることで場が凍りついてしまっては元も子もありません。

質問の仕方

ではどのようにしたら良いのでしょう?
「今日は ○○を決める ための会議だと思っているのですが、認識は合っていますか?」
としてみましょう。

しっかりと自分で考えて、会議に参加する姿勢を見せれば凍りつくことはないと思います。
全く初めての人達と会議をするわけでもないですし、初めての人達であっても事前に資料や会議の情報はあるはずです。
そこから自分で少し考えて目的を推測すれば、大ブレすることはないでしょうし、少しずれていれば「こうだよ」と訂正してくれます。

こうして目的を明確にしていくことで自然に会議の目的を参加者全員で認識することができます。

中には「そうだったの?」という参加者も声は出さなくてもいるはずです(笑)

認識が合った所で会議を始めましょう

初対面の人が多いワークショップや研修の場面

会議の参加者が顔見知りであれば良いのですが、ワークショップなどの初対面の人が多い場面でいきなり「このワークショップの目的はなんですか?」というと喧嘩を売っているような言い方になってしまい、せっかくのワークショップが台無しになってしまいます。
少なくとも講師や主催者はテンションが下がってしまいます(笑)

ファシリテーターとは会議の開催者やワークショップの主催者だけを指すのではありません。
あなたが立場であっても場を作ることを考えて発言をしてみましょう。

まとめ

あなたが参加者として参加する会議の目的を聞き出したいときの質問の仕方

今日は ○○を決める※ ための会議だと思っているのですが、認識は合っていますか?
※ ○○を決める のところは参加する会議の目的をあなた自身が考えて推測して当てはめましょう

投稿者プロフィール

じゅん
じゅんプロジェクトファシリテーター
フリーランスのITコンサルタント として、CIO代行サービスで多くの企業をサポートしています。
企業のIT戦略 立案・実行支援を行い、
ITを活用した情報システム の導入・マネジメント支援しています。
IT利活用 に関して気軽な相談から経営に関わる支援まで幅広く受け付けています。

普段私が仕事をする時にお客様やプロジェクトチームの方々に実際に話している内容をたくさんの方々に届けます。

DX(デジタルトランスフォーメーション)が好きすぎるので「DX王子」と呼ばれています。

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