業務改善のお仕事をする際に、問題点やお悩みなどをお客様にお聞きするところから仕事が始まるのですが、実際の作業担当者の方とお話したい場合に、なかなか時間を取ってもらえない時があります。
そんな時にお客様にお話しすることがある内容を書きます。
この話がきっかけとなることで少しでも話す時間ができると物事は前に進みます。
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2人の木こりの話
２人の木こりがいました。
木こりA は満身の力をこめて木を切っていました。
休憩も昼休みもとらず、できるだけ多くの木を切るために全力を注ぎました。
朝は誰よりも早く働き始め、夕方は誰よりも遅くまで働き続けました。
他の木こりたちは、彼があまりにも早く木を切ることに驚嘆しました。
しかし、
一日が終わるころには、
木こりB のほうが多くの木を切っていたのです。
木こりA ほど懸命に作業をしていたわけではないし、休憩を何度もとっていました。
木こりA は 木こりB に歩み寄って質問しました。
木こりA：
「君はどうやって僕よりも多くの木を切るんだね？
僕の方が朝から晩まで長時間一生懸命に働いているはずなのに。
もしよかったら、君の成功の秘訣を教えてくれないかい？」
木こりB は一瞬考えて答えました。
木こりB：
「成功の秘訣なんて特にないけれど、どれだけ作業が忙しくても、
僕は時間をとって斧を研ぐようにしているんだ。
斧がよく切れれば、より少しの労力でより多くの木を切ることができるからね」
木こりA：「！！！！」
あなたは毎日毎日朝から晩まで忙しく働いていませんか？
朝、誰よりも早く出社して、夜誰よりも遅く退社する。
そんな人は周りにいませんか？もしくは、あなたがそうではありませんか？
そこまでではなくても、仕事ではいつも人より時間がかかってしまったり、同じ失敗を何度も何度もしてしまったりしていませんか？
これにちょっとでも思い当たるフシがある方は、先程の「木こりA」と一緒です。
頑張っているのに報われない。頑張っているのに他の人より成果がでない。
がむしゃらに頑張るのではなく、どのように頑張ればよいかを考え直すことが重要です。
今自分のしている作業の全量は何があるのか？
優先的にやらなければならない作業はなにか？
逆にやらなくても良い作業はなにか？
自分でしなくても良い作業はないか？
どの順番で進めれば良いか？
これらのことを考えたことがあるでしょうか？そして、何かに記録しているでしょうか？
ココでも差が出てきます。
大抵の場合は、「考えたことがある」と言うのです。本当に「頭で考えた」だけなのです。
しなければならないことは、「考えて、その結果を、記録してまとめておく」ところまでする必要があります。
なぜなら作業に集中したら忘れてしまうからです。
情報システムを導入するプロジェクトを行う場合には、いきなりシステムの設計に入るのではなく、業務プロセスの現状把握から始めます。
時間が無いからと言って、いきなりシステム設計をし始めると確実に失敗します。
一度話を整理してから計画を立ててシステム導入を進めることがとても大事です。
情報システムによる業務改善の効果は絶大です。毎日朝から晩まで仕事をしていた人が何もやることが無くなってしまうくらいの効果があるのですから。
情報システムによる業務改善とはこのくらいのレベルです。
業務プロセスの見直しとエクセルだけで業務が改善した事例を紹介します。
パソコンを買い換えるだけで作業効率あがりますよ
先程は作業の話をしましたが、今度は設備の話です。いわゆる仕事道具の話です。
私の場合は、ノートパソコンやタブレット端末などの機器です。
お仕事の数だけ仕事道具は存在すると思いますが、その仕事道具を見直していますでしょうか？
木こりの話で斧を研ぐという表現が出てきました。
同じ道具をメンテナンスしてよりよい道具として使い続けることもできると思います。
しかし、私のようにパソコンを仕事道具として使っている方であればどうでしょうか？
メンテナンスして10年以上使うこともできますが、作業効率は相当落ちてしまいます。
この場合、買い替えたほうが作業効率があがるのです。
出費を気にして買い換えずに毎日を過ごすよりも、先行投資でお金をかけたほうがより効率的に過ごせます。
また、事務作業やパソコン作業が多い方であれば、キーボードを買い換えるだけで作業効率が上がる場合もあります。
「オレにはそんな権限ない」そう思ってることありませんか？
あなたが会社員である場合、自社で使用している設備が古くて明らかに買い替えたほうが良いと思っていたとします。
あなたは上司や社長に伝えるでしょうか？
「会社はわかってくれない。そんなことオレが言っても聞いてくれない。」
と思っていませんか？そう思っているのであれば先程の毎日忙しい木こりと一緒です。
どのように話をしたら説得できるか？
ということを考えることが大事なのです。
経営者が生産性や売上、費用のことを考えていないとしたらとても問題です。
逆にこのことに対して良くなるのであれば、よろこんで受け入れるはずです。
それが、1週間前に入社した新入社員であってもです。
どのように話を進めればよいかを考えてみましょう。
本日の提案｜一旦考えよ！
忙しくしていることで頑張っていると思っていませんか？一旦立ち止まって見直すことが重要です。
計画や戦略を見直すことでより効率的に物事を進めることができますよ！
おすすめ本
7つの習慣
この話は7つの習慣の中にも出てきます。
それは最後の習慣である「刃を研ぐ」の章で紹介されていまうす。
本では、後述するイソップ童話の木こりのジレンマが紹介されています。
仕事が速い人は「見えないところで」何をしているのか？
木こりのジレンマ
ある日の朝、旅人は山の中を歩いていました。
奥深い森の中、
汗を流しながら一生懸命に木を伐っているきこりを見かけました。そして夕方、同じ道を戻ってみると・・・、
朝と同じ場所で、
玉の汗をかきながら一生懸命木を伐り続けているきこりがいました。でも、あんまり作業は進んでいないようでした。
旅人は足を止めてよくよく見ると、
きこりが使っている斧の刃は、
ボロボロでした。
そこで、きこりに声をかけました。旅人：
「きこりさん、精がでますなぁ。
でもあんまり作業は進んでないみたいですね、
一旦手を止めて、斧の刃を研いだらどうですか？」きこり：
イソップ童話より
「旅人さんよ、なに言ってるんだよ、
刃を研ぐ時間なんておいらには無いんだよ、
木を伐るのが忙しくてさ・・・。」
2人の木こりの話はイソップ童話にある木こりのジレンマをアレンジしたものです。
2人の木こりの話の方がハッキリと答えを言っているので、何をすればよいかの説明が省けることから、
そちらを使うようにしています。
自己啓発の本を呼んだことがある方であればご存知の方もいらっしゃるかと思いましたので、元ネタも載せておきました。
投稿者プロフィール
- プロジェクトファシリテーター
-
フリーランスのITコンサルタント として、CIO代行サービスで多くの企業をサポートしています。
企業のIT戦略 立案・実行支援を行い、
ITを活用した情報システム の導入・マネジメント支援しています。
IT利活用 に関して気軽な相談から経営に関わる支援まで幅広く受け付けています。
普段私が仕事をする時にお客様やプロジェクトチームの方々に実際に話している内容をたくさんの方々に届けます。
DX（デジタルトランスフォーメーション）が好きすぎるので「DX王子」と呼ばれています。
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