生産性を上げる、デジタルトランスフォーメーションをすることが大切だということをこちらの記事で書かせていただきました。
システムの導入や業務の見直しには多くの時間がかかります。導入そのものというよりは、改めて何をやりたいのかを思い返したり、今後目指すことを考え直したりするのはある程度まとまった時間や余裕のある状態で行ったほうが効果が高いです。
このまとまった時間を手軽に確保する方法を紹介します。
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わかってるけど、時間がないんだよ
経営者であれば、業務を効率化したり将来的な戦略を立てるために時間を使いたいと思うことがあると思います。
いずれ落ち着いたら考えよう！
まとまった時間が取れたら考えよう！
と後回しにしてしまうのはよくあることだと思います。
しかし、このまとまった時間をとることが難しいのが実態です。
日常業務に追われ、そもそも会話する時間さえ取れない。今日やらなければ明日に影響する。そうすればその次にも影響する。といったように毎日が慌ただしく過ぎていく方は多いのではないでしょうか。
効率や生産性を上げるためにシステム導入を検討したいのですが、そのためのヒアリングの時間すら取れないという場面に遭遇することは多々あります。
そんな時、私が一番始めに行うのは経営者、もしくは私とやり取りするお客様自身の時間を確保するために仕事を楽にしてあげるというとです。
一定の経営資源のある企業であれば、業務を整理して誰でもできる状態にした上で社内の人員からサポートしてもらったり、派遣社員を採用したりすることで対応しますが、それができない企業も多く存在します。
（それができないから日々忙しいんだよ！と言われそうです。。。）
そんな経営者様、企業様でも手軽に業務をアウトソースできる手段を紹介します。
日常業務に忙殺されて戦略を考える時間が無い経営者がすぐに時間を作ることができる方法
それは、
オンライン秘書を使いましょう！
大規模企業や上場企業の役員の隣にはいつも美人なできる秘書が隣にいる。
という秘書のイメージを多くの方が持つと思います。
部下を何百人も抱え、プロジェクトや事業が同時並行で進んでいる状況で毎日業務をこなす役員たちは、秘書をつけて自分をサポートしてもらうことでより成果を上げるということは当然のことかと思います。
海外ドラマの「SUITS」でも優秀な秘書がピンチを救う場面が何度も描かれていました。
これを同じように自社でも行おうとすると、求人を出し、面接を行い、業務を覚えさせ、高額の固定費となる給与を払わなければなりません。しかも、せっかく雇った従業員が機能しなかった場合は、また初めからやり直しです。
それよりも、こんな労力をかけるくらいなら秘書ではなく、もっと役に立つ従業員を雇用したいと思うのではないでしょうか？
こんなことを思いながら結局は雑務は自分でやってしまう。という状態になっているかたも多いと思います。
しかし、現代版の秘書（オンライン秘書）はなにもあなたの隣にいる必要もなく、従業員として雇ったり、外部に頼んで派遣社員として来てもらう必要もありません。
スケジュール調整や管理、資料の整理やメールの対応、営業のやりとりでさえ、必要となれば雑務のほとんどをアウトソースすることができます。
さらに、一定のサービスレベルとスキルレベルがあるため、業務の品質も保たれています。
また、もしあなたに合わないようであれば、オンライン秘書を提供している企業は複数あるので、他社に乗り換えてしまえばよいのです。
このオンライン秘書を活用することによりあなたには余裕ができ、本来すべき業務に集中することができます。
そもそもオンライン秘書ってなに？
専門性の高いアシスタントが、必要なときに、メールやチャット、電話で業務をサポートするサービス
です。
オンライン秘書と聞くとAIやロボットが対応するのでは？と思う方もいらっしゃると思いますが、対応するのは人間です。
（今のところ）
メリット
幅広い業務をお願いできる
経理、人事/採用、総務、営業サポート、ECサイト/メディア運営、これらの業務を行う場合、何人の従業員を雇えばよいのでしょう？
これらの業務を一人でできる方はいらっしゃるのかもしれませんが、そのような方は高額な報酬を提示しなければならず、そもそも多くはいないので自社で雇用できるかどうかわかりません。
しかし、オンライン秘書であれば、これらの業務を一手に対応してもらえます。
お願いするところが１箇所で良い
経理、総務、人事、Webサイト運営などを１箇所にお願いできます。
社内にこれらの担当者がもしいた場合、お願いする人や対応する人によってお願いの仕方を変えないと伝わらなかったり、担当者が休みだったら他の人はできないから結局仕事をお願いできないといったことがあると思います。
これがオンライン秘書では窓口が１箇所で、対応しているチームで仕事をしてもらえるので仕事を依頼する私達からするととても便利です。
必要なときだけ仕事を頼める
経理業務は決算期の時、新規営業でマーケティング分析や営業を一気にかける時、Webサイトリニューアルする時、といったように仕事の内容や時期によって業務量に変動があることも多いと思います。
必要なときに必要な量だけ仕事を頼めるのは嬉しいことです。
費用を変動費化できる
社員を雇用すると業務量に関係なく毎月の固定費として発生します。オンライン秘書ならば必要なときだけ仕事を依頼するので業務量に合わせて費用が計上されます。
デメリット＆注意点
オンライン秘書には対面で会えない
フェイス・トゥ・フェイスを好む方は多いと思います。「仕事の依頼は顔を合わせてじゃないとお願いできない！」という方はちょっと使うのは難しいかもしれません。
その場合は、もう少し仕事のやり方を変えないと、オンライン秘書だけではなく、従業員を雇ったとしても効率化は見込めないかもしれません。
オンラインツールが使えないと難しい
このようなサービスは基本的にはオンラインで仕事の依頼をします。
電話などでもやりとりできますが、電話で受けたとしても、依頼内の確認やタスクの割り当て、費やした時間の記録や証跡を残すため、メールやチャットツールなどで記録して確認をしてもらうというやり取りが必ず発生します。
メールやチャットツールを使えない場合もオンライン秘書を使うのは難しいかもしれません。
具体的な依頼内容を言葉や文字で表現できないと難しい
「経理業務をお願いします！」「新規顧客を取ってきて！」というようなお願いでは当然動きません。
オンライン秘書側からある程度のヒアリングはあると思いますが、あまりにもざっくりした仕事の依頼の仕方やどちらとも取れるようなあいまいな表現での依頼の仕方は確認のやり取りが何度も発生してしまって結局効率が悪いという状況になってしまいます。
じゃぁ使いたいんだけど、どこのサービスを使えばいいの？
参考までに２つほどのサービスを紹介します。
先程メリット・デメリットを書きましたが、実施に使ってみないと合う／合わないがわからないと思います。
１ヶ月や３ヶ月といった期間で契約できるので、とりあえず使ってみて自社に合うか合わないかを試してみるのがおすすめです。
フジ子さん｜必要なとき必要なだけ仕事を頼めるオンラインアシスタント
コストも安くてなんでもお願いできて、とりあえず使ってみるのには、フジ子さんがおすすめです。
カバーしている業務範囲が広いため、お願いしやすいと思います。
HELP YOU・オンラインアシスタント
もう一つ紹介しておきます。
先程のフジ子さんよりは若干コスト高めではありますが、採用率１％という能力の高い人材をアピールしています。
メンバー事例を見るとコンサル会社や広告会社の大手や大企業での社長秘書の業務経験がある方々がいるようです。
本日の提案｜毎日が忙しい場合はオンライン秘書を活用せよ！
あなたがやる必要がない業務は、オンライン秘書を使ってアウトソースしましょう
フジ子さん、HELP YOUを使うのがおすすめ
あなたの時間的余裕を作れたら本来考えなくてはならないことを考えましょう！たとえは、IT戦略とか
オンラインツールが使えて、仕事を具体的に依頼できる人ならば即活用しましょう！
業務を絞ったこのようなサービスを活用するのも良いかもしれません
Webマニュアル作成・共有・管理ツール【wikipy】
経理業務代行サービス「バーチャル経理アシスタント」byメリービズ
市場急拡大中！経理業務代行サービス「バーチャル経理アシスタント」byメリービズ
投稿者プロフィール
- プロジェクトファシリテーター
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フリーランスのITコンサルタント として、CIO代行サービスで多くの企業をサポートしています。
企業のIT戦略 立案・実行支援を行い、
ITを活用した情報システム の導入・マネジメント支援しています。
IT利活用 に関して気軽な相談から経営に関わる支援まで幅広く受け付けています。
普段私が仕事をする時にお客様やプロジェクトチームの方々に実際に話している内容をたくさんの方々に届けます。
DX（デジタルトランスフォーメーション）が好きすぎるので「DX王子」と呼ばれています。
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