プロジェクトファシリテーターのじゅんです。
ビジネスマンであれば、メモを取る場面は多いと思います。
どの世代であっても、昔から上司や先輩の言ったことや職場のルール、同じことを二度聞かない！などと教育を受けて育った方も多いのではないでしょうか。
今日はメモを取る際のデバイスに関しての記事です。
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打ち合わせの時はiPad Pro 12.9インチ＋Apple Pencilが最強！
私が行き着いた最強メモツールは、iPad Pro 12.9インチ＋Apple Pencilを使って、Onenoteにメモをすることです。
紙とペンの
好印象を与える姿勢と
頭と話が整理されるメリット、
デジタルで管理することで検索姓が上がり、
大量の情報を保管する物理的なスペースも取らない。
具体的な方法は以下の記事に書いていますが、なぜこのスタイルになったかを書いてみたいと思います。
これまでずっと感じてきた違和感
メモを取る時は紙とペン。
口に出さずとも誰もが思いつく方法だと思います。
しかし、ビジネスシーンではツールが多様化し、ノートPCでメモを取ることが多く見られるようになりました。
あたりまえのように打ち合わせでノートPCを開き、カタカタとタイピングする姿は珍しくありません。
ノートPCが普及しはじめの頃は抵抗感のある方も多かったと思いますが、今では比較的あたりまえになってきたと思います。
これまで様々な業種の方と話をし、多くのプロジェクトに関わってきた私は、打ち合わせの中で違和感みたいなものをずっと感じていました。それは、
紙とペンは、好印象を与える
ノートPCは、悪印象を与える
紙とペンは、効率が悪い
ノートPCは、効率が良い
これは、私の主観的な考えなので、必ずではありません。さらに、仕事をする仲間との関係性や文化などでそれが当たり前になっている場合は、これに当てはまりません。
私は長らくIT業界で仕事をしているので、IT業界の人と関わることはもちろんですが、システム開発や導入をするお客様はIT業界とは関係の無い企業様も多くいるのです。というかIT業界以外の企業の方が多いです。（まぁ当然ですが）
そんなとき、全く違う商習慣の人同士が打ち合わせをする場合、この違和感がでてきます。
紙にメモをするお客様とノートPCでメモをするシステムベンダー
これってあまり気にしない人が多いですが、結構大切なところだと思います。
対面で話をする時に、話が弾む・盛り上がると言った感覚はとても大事なので、雰囲気作りってとっても大事なんですよね。
これまでのことを振り返ってなぜこういう違和感が出てくるのかをそれぞれのメモデバイスごとに考えてみました。
最高に好印象を与える紙とペンでのメモ
Goodポイント
やっぱり平成が終わろうとしているいまでも効果抜群です。
打ち合わせでの紙にペンでメモをする姿はとても好印象です。
話している方も真剣に聞いてくれていると思うので、話が弾むことが多いです。
また、図を書いたりフリーハンドで自由にスペースを使えるので、最初に話した話題と関連があるときに矢印などで関連性をすぐにつけることができます。
Badポイント
やっぱりアナログなので、デジタル化するためにスキャンしたり、起こし直したりしないといけないんですよね。
あとは、書いた紙の処分に困る。
メモしていくと大量に紙が残るので処分にすごく困りました。
メモした瞬間にクラウドに連携できるものもありますが、結局紙が残るのでかさばって大変でした。
余談）もっと頑張りましょうな人
超メモってるんだけど、メモしてるだけで、あとで見返さない人、字が汚くて自分で読めない人 、メモを取らない人は非効率な人が多いように思えます。（個人の意見です。）
あとは、メモの仕方が相手の話していることをただ文字に起こしている人なんかは、メモ
こんな本がおすすめなのでメモの仕方を見返してみるのも必要です。
こちらの本は会議全体の話を整理するためのホワイトボードや模造紙の使い方が書いていますが、個人でメモをするのにも役立ちます。
なんか気になるノートPC or タブレット＋キーボードのタイピング
Goodポイント
これは使いこなせればとっても効率的なツールになります。
なんと言っても膨大な情報量を入力できます。
あとで検索もできます。
タスク管理していれば、タスク割当もできます。
プロジェクタを使って議事録係がみんなに見えるように議論を記録して、打ち合わせが終わったらメール送信！なんてこともできます。
これができたらとっても良いですね！
社内の打ち合わせや固定の会議スペースがあるのであれば、このやり方をするのがとっても効率的でGoodです。
Badポイント
20代〜40代のPCを比較的使用する企業様だとノートPCを使うことに抵抗がなく、自然に使っていることが多いのですが、悪い印象を与える場合があります。
それは、
キーボードペチペチ、「エンターキー」パーン！（どやっ）
の時です。タイピングスピードが速く、会話のスピードで入力ができるのかもしれませんが、はっきりいってうるさいです。
喋る気が無くなります。
これって対面での打ち合わせでは結構致命的で、本人はいいのかもしれませんが、印象としては最悪です。
私自身は喋るスピードでタイピングできるので理解できるのですが、そんな私が喋る気をなくすので、多くの人はもっと話す気がなくなるのではないでしょうか。
印象良くノートpcを使えたとしてもBadポイントがあります。
それは、テキストしか打てないところです。
いくらタイプスピードが速くても一定の方向にテキストしか打てないとなるとよほどPCスキルが高くないと会話についていけないと思います。
会話って話がいろいろとんだり、
突拍子も無い話題になったり、
かと思えば突然話が戻ってきたり、
と想定外のことが多く起こります。
規則的なテキスト入力ではまとめるのに限界があります。
たまに、エクセルやパワポを表示させて図形を書く人もいますが、操作が遅いことがあるので話が中断することが多いです。
余談）悪印象を与えるダメなパターン＆もっとがんばりましょうな人
たまにいるのですが、会話の量とタイピングの量があってない時は何を書かれているのだろうと喋る側は不安になってしまいます。
だいたいミスタイピングが多くて、打ち直してる場合がほとんどですが。。。
一見喋るスピードでタイピングできていると思いきや画面を見ると全然文字が打ててない
一番イケてないパターンです。。。
タイピング練習をちょっとずつ続けてスキルを上げましょう。
S以上になれば会話しながらタイピングできるレベルになるはずです。
インターネットでタイピング練習 イータイピング | e-typing ローマ字タイピング
https://www.e-typing.ne.jp/
まだまだ理解が進まない。スマホでメモ
手軽でいいんだけど、印象は最悪です。
世の中の理解度としては最低レベルです。
いくら「メモしてます」と説明しても、実際に見えている姿はただスマホをいじっているようにしか見えません。
相手は「この人話する気あるの？」と思ってしまいます。
立場が強かったり上の場合は、成り立っていると思う場合もあるかもしれませんが、万人ウケはしませんし、相手も言えない状態だったりするので本人は気づかないという場合があります。
一部の人には良いかもしれませんが、多くの人にはお勧めできません
PCで議事メモをとる人は紙にメモする人よりも頭が働いてない。
私自身はペンを使ったメモを推奨しています。特に頭を使う時は！
なぜかといえば、キーボードと手書きメモの学習効率に関しての研究結果で、
手書きのほうが効率が良い
という結果がでているのです。
2014年に米プリンストン大学とカリフォルニア大学ロサンゼルス校（UCLA）の研究者による共同研究
PCでの入力は情報量が多く入力できてしまうので、自ずと話している内容を全部記録してしまおうとしてしまいます。これは一見すごく良く記録しているように見えますが、頭は何も使っていません。
使っていないから話をまとめられないんですよね。
一方で、紙にメモをすることを考えると、
話すスピードで発言内容を記録することは難しいです。速記ができる人なら可能なのかもしれませんが、速記でも継続して記録できる時間に限界があるはずです。（たしか20分くらいだったような。。。）
そうなるとどうするかというと、話している内容を要約して、大事な部分だけメモをしなければならない。
一度考えてメモしているので記憶にも残りやすいし理解できていない部分はメモを取れないので、改めて聞きなおすことになります。そうするとより理解が深まるというわけです。
これが最強！タブレット（iPad Pro 12.9インチ） ＋ペン（Apple Pencil
これらのことをふまえて私が導き出したのは、タブレットにペンを使ってメモする方法です。
これ最強です。
これまでいろんな業種といろんなタイプの方々と打ち合わせをさせていただきましたが、悪い印象を与えたことは一度もありません。
むしろ「これいいですね」と言われることしかありません。
具体的な使い方は、こちらの記事を参考にしてみてください。
紙とペンのアナログで好印象で学習効率が良い面と
ノートPCなどのデジタル管理という面を両方備えています。
おまけ）私はスマホでメモする！！
先程スマホは最悪と言いましたが、私は場合によってスマホでメモを取ります。
その時はフリック入力ではなく、ペンでメモをするのです。
私が使っている端末はGalaxyNote9なのですが、これはSpenと呼ばれるペンが内蔵されていて、いつでもメモをすることができます。
普段タブレットを持ち歩いてない場面でもスマホを取り出してメモができるのです。
これも話題性があるのと好印象しか与えませんw
本当に大事なのは話しやすい雰囲気
聞きたいことを聞き出し、
お互いに話したいことを話きり、
話を整理して、共有し、
物事を前に進めることが大切です。
そのためには、話しやすい雰囲気を作ることが大切です。
それは、人と人とが対面して会話をする言葉では表せない雰囲気というものがとても大事になります。
そのことを改めて意識してみてはいかがでしょうか。
ただ話をするだけなら、わざわざ会って話さなくても良いわけです。
電話やメール、チャットやビデオチャットなど、いろんなツールがあるわけですし。
投稿者プロフィール
- プロジェクトファシリテーター
-
フリーランスのITコンサルタント として、CIO代行サービスで多くの企業をサポートしています。
企業のIT戦略 立案・実行支援を行い、
ITを活用した情報システム の導入・マネジメント支援しています。
IT利活用 に関して気軽な相談から経営に関わる支援まで幅広く受け付けています。
普段私が仕事をする時にお客様やプロジェクトチームの方々に実際に話している内容をたくさんの方々に届けます。
DX（デジタルトランスフォーメーション）が好きすぎるので「DX王子」と呼ばれています。
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