プロジェクトファシリテーターのじゅんです。
これまで様々なプロジェクトに関わってきましたが、プロジェクトを円滑にすすめるためにコミュニケーションツールはとても重要です。
ここ数年でさまざまなコミュニケーションツールが登場し、お客様やプロジェクトごとに違うという状況も珍しくありません。
プロジェクトを立ち上げるときは、どのようなツールを使うかということを検討しますが、この選定をするときに考えておいたほうがいい点についてご紹介します。
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コミュニュケーションツールはチャットツールだけでいいよね！という危ない考え方
LINEやSlack、Chatworkと言ったチャットツールを社内外のコミュニュケーションツールとして使用する企業は増えています。
手軽で素早くやりとりができるため仕事のスピードを劇的に上げることができます。
チャットツールを使ってやり取りするとその使いやすさから、これだけでいいじゃん！的な考え方になってしまいます。
そんなとき私は、社内ツールの考え方としてフローとストックという2つの考え方をもってツールを使い分けたほうが良いということを話しています。
どちらか一方ではなく、両方とも必要です。
素早い対応を求められるフロー的なツール
日々のやり取りやちょっとした連絡や確認などは、LINEやSlack、Chatworkといったチャットツールで済ませましょう。
最近は、このチャットツールでプロジェクト間のやりとりをするのが基本となっているので違和感はないかと思います。
具体的なツール
・LINE WORKS
・Slack
・Chatwork
・メール
・電話
フロー型ツールに頼ることの問題点
問題は、最新の話題以外は読み飛ばされてしまうという点です。
2つ以上の話題を同時に進めるときに1つのタイムラインでは、混乱してしまう場合があります。
また、10人などの大人数でのタイムラインでは、なんの話題について話しているのかを過去にさかのぼって確認して話についていかなければなりません。
それを防ぐために個別にチャットルームなどを作ったり、チャネルを作ったり工夫しますが、プロジェクト規模が大きくなればなるほど混乱は避けられず、話題が収束したとしても、次はあとから見直したときに「で、結論はなんだっけ？」となってしまって決定事項の検索に時間がかかったり、ナレッジが蓄積しないという問題が出てきます。
日々の知識やナレッジを蓄積し、ストック的なツール
チャットツールのようなフロー型ツールと並行して利用をおすすめしているのが、ストック型ツールです。
いわゆるプロジェクトマネジメントツールと呼ばれるツールが該当しますが、そのようなツールを導入しなくても、情報が蓄積する場所を用意することで代用できます。
ストック型ツールで何をするのかというと、情報の蓄積場所を作ることをします。
最新の情報、最終的な結果やプロジェクトの成果物などを配置していきます。
プロジェクトには、毎日情報に触れている人や1ヶ月に1度状況を確認する人など、さまざまいると思います。
その関係者すべてが、ここを見れば最新の状況がわかるという状況を作るためにストック型ツールを活用します。
また、プロジェクトをしていくと同じような問題やちょっとした作業の効率化ツールなんかが生まれてきます。
そんなときに「こう解決すればいいよ！」とか「このツール使って！」というようなナレッジベースが出来上がると、プロジェクト全体で見たときに作業の効率化に繋がります。
テストデータの自動生成ツールや定義ファイルや設定ファイルなどの自動生成ツールはどのプロジェクトでもマクロ職人がチャチャッと作っているはずです。
運用のコツ
・プロジェクトのミッションなどが書かれた計画書は常に見える状態にしておく
・新しく参加したメンバが読む「はじめての方は」的なページを用意する
・全員が知っておくべき事項やルールは「はじめての方は」的なページに全て書く
・日々の業務で発生した、結果や決定事項、共有事項は、必ずストック型ツールに反映させること
・ここを見れば最新の情報がいつでもわかるという状態にする
・普段業務をしていて、ちょっとした作業のコツなんかも書いていって、ナレッジベース的な使われ方がされるとなお良い
・立ち上げ時は、PMかPMOが運用するが、プロジェクトが回ってきたらプロジェクトメンバ全員がメンテできるような状況を作っていく
具体的なツール
オフィスクラウドサービス（共有フォルダとポータルサイトを併用）
・Gsuite（GoogleDrive＆Googleサイト）
・office365（Onedrive＆Sharepoint）
プロジェクト管理ツール（Wikiやダッシュボードを活用）
・Redmine
・Planio
・プリザンター
・Wrike
・asana
・Trello
フロー型とストック型の両方が必要です！
チャットツールのタスク管理機能で事足りると思って済ませてしまう場合もあるのですが、結構破綻するケースは多いです。
うまくいく場合は、メンバの入れ替わりが少ない、短期的な業務や作業が多い、1か月くらいの短期的なプロジェクトというようなケースは比較的うまくいきます。
で、これとは逆の場合はうまくいかないです。
メンバの入れ替わりの時は、教育や説明に時間がとられて全体的な生産性（パフォーマンス）が下がります。
リモートワークなどのメンバがいると、さらに教育や説明に時間が取られます。
ストック型のツールを上手く活用して、情報のキャッチアップの時間を短くしましょう。
Wikiなどにまとまった内容を読んでもらって、わからなかったら質問してもらうという流れにするだけで、プロジェクトを管理するあなたはかなり楽になるはずです。
また、読んでもわからない、質問してこない、といったメンバは適正に難ありという判断をするのも良いかもしれません。積極性にかけるメンバは今後のプロジェクト成功に影響を及ぼす可能性があります。
さらに、ストック型の内容は日々更新していくことに良さがあります。
新規参画者が読んでみて、わかりづらかったり、説明が抜けている部分があれば、新規参画者自身に更新してもらうことで、情報が最新化されるとともに、新規参画者の理解も深まります。
本日の提案│プロジェクト運営のコミュニケーションはストックとフローの両方を使おう
・フローは日々のコミュニケーションに使う、おすすめはLINE WORKS、Slack、ChatworkのどれかでOK
・ストック型ツールは、最新情報や忘れたことを確認する、検索性に優れているツールを選びましょう。
共有フォルダやクラウドドライブでもOK
できればプロジェクト管理ツールなどを使ってタスク管理と情報の蓄積＆検索が同時に実現できるようなツールを使うのがGood
・ツールを導入するのは良いが、用途をプロジェクトメンバ内で認識合わせをしておくことがとても重要
投稿者プロフィール
- プロジェクトファシリテーター
-
フリーランスのITコンサルタント として、CIO代行サービスで多くの企業をサポートしています。
企業のIT戦略 立案・実行支援を行い、
ITを活用した情報システム の導入・マネジメント支援しています。
IT利活用 に関して気軽な相談から経営に関わる支援まで幅広く受け付けています。
普段私が仕事をする時にお客様やプロジェクトチームの方々に実際に話している内容をたくさんの方々に届けます。
DX（デジタルトランスフォーメーション）が好きすぎるので「DX王子」と呼ばれています。
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