御社のCIO代行 じゅんです。
私はこれまで数多くのプロジェクトに参画してきました。
数名のプロジェクトから数百名のプロジェクトまで幅広く経験し、あるときは1メンバーとして、あるときはプロジェクトマネージャーとして働いてきました。
その中で、プロジェクトメンバーの採用面談を行ったり、決められたメンバーと一緒に仕事をしたりします。一緒に仕事をすることになった場合、新しく入ってきたメンバーの実力をいち早く把握しなければなりません。仕事の役割分担をするときに、「どこまで仕事を任せることができるか？」ということを考える必要があります。
この、「どこまで仕事を任せることができるか？」ということを考えるには、相手の実力を知らなければ考えることができません。
今日は、私がコレまで何人もの人の実力を把握してきた方法をお教えします。
この方法を使えば、1日で実力を把握することができます。
大げさだと思っているかもしれませんが、本当に1日で把握することができます。
プロジェクトに新しく入ったらまずやることは状況を把握すること
あなたが、プロジェクト新規参画者の立場に立って考えてみましょう。
まずはじめにやることは、現状の把握です。
プロジェクトとして体裁をなしているのか、
それともあるい程度は進んでいるのか、
炎上しているのか、
進んでいるがどこかに問題があるのか、
それを踏まえた上で、自分の役割は何なのか、
プロジェクトチームに途中から参加した場合は、このようなことを気にするはずです。
私がこれまで経験したことをお話すると、システム開発の現場では、何百人もの大規模プロジェクトとして、月初めに数十人の新規参画者を受け入れることがたまにあります。ほとんどの場合は、新規参画者に対する最初の作業依頼としてこれまでのプロジェクト経緯や会社の状況を把握するために膨大な資料を読み込むという時間が発生します。このとき、すでに働いている人やプロジェクトメンバーは忙しくて新規参画者のために何時間も費やすほど暇ではありません。
状況を把握するってどうやって成果物をして残せばいいの？
ここからは、新規参画者を受け入れる側の立場として話したいと思います。
あなたは、新規参画者に状況を把握させるために、ただただ資料を読んでもらうだけで終えていませんか？また、オリエンテーションと称して一方的に状況を伝えるだけで終わっていませんか？
初日、もしくは、数日間、資料を読むだけ、話を一方的に伝えるというだけでは、作業をする側、依頼する側のどちらとしてもとてももったいないことをしています。ただ読むだけ、話を聞くだけではなんの成果も出していないからです。
特にリモートワークになった場合、常に相手の顔や状況を確認できる状況にないので、本当に新規参画者が資料を読んでいるのかすら把握できません。
では実際に私が行っている、新規参画者を受け入れたらどうすればよいかを教えます。
このやり方は、リモートワークでも使える手法なので、働き方に関わらず使える方法です。
さらに、タイトルにも書きましたが、本当に１日でその人の実力を見極めることができます。
ぜひ参考にして活用してください。
疑問点を１日１０個以上出してください
資料を読む、話をする以外に、新しく入ってきた人に初日に何をやってもらえばよいかというと、
「資料を読んだり、話を聞いて、あなたなりの疑問点を、1日10個だしてください」
と伝えましょう。たったこれだけです。
以下のような質問をしてきたらビジネスマンとしてデキるヤツと思って良い
・どの様に提出したら良いですか？メールですか？テキストファイルですか？それともExcelにまとめますか？
・何時まで提出すればいいですか？
・疑問点をまとめたあとはこれはどの様に使われるんですか？
・疑問点を上げる範囲はどの範囲までですか？業界の状況？会社の業績？プロジェクトに限定？システムに限定？
「疑問点を１０個出してください」と伝えたあとに、このような質問が来れば、かなりデキる人だとまずは判断してOKです。
これらの質問にはあなたのプロジェクトに合わせて伝えてあげてください。
出来上がった１０個の疑問点のどこを見るか？まずは質を見る
１日の終わりに依頼していた疑問点を受け取ったあなたはどのようにこれを見ればよいかを説明します。
ここから、スキルを見極めるポイントを説明していきます。
提出された疑問点一覧に書かれた数がいくつかを確認してください。それを見ると以下のように分けられるはずです。そこから判断していきましょう。
締め切りに間に合わせようとしない人
量と言う前に、そもそも提出しない人もいます。
この記事を読んでいる方からすれば、意味がわからないだけでなく、想像すらできないかもしれませんが、このような方は一定するいます。
このような方は、期限を守るという仕事のやり方や順番を教え直さないといけないのでかなり手間がかかり面倒なタイプです。
このようなタイプの人はたいてい以下のようなことを言ってきます。
「考えていました」
「ちゃんとしたものを出さなきゃいけないと思っていました」
疑問点あげられましたか？と言われてからこのような答えをする人は自発的な行動ができない人です。
学生や新人に多いです。まれに社会人歴４０年の窓際で仕事をしてきたような方も当てはまります。
人材育成を考えていたり、会社やプロジェクトに余裕がある場合は、ゆっくりと時間をかけてプロジェクトに馴染んでいってもらうことも可能ですが、プロジェクトに余裕がない場合は即メンバー交代です。
仕事の基礎ができていないので、一緒に仕事をするときにすべてのタイミングで足を引っ張られることになります。
疑問点が１０個以下の人
締切には間に合わせることはできますが、求められていることは達成できない人です。
十分なパフォーマンスを発揮してくれるかはわかりませんが、仕事がデキないというわけではないため、プロジェクトメンバとしても通常通り参画できるはずです。
このような人には、ちょっと多めの仕事量を依頼しておき、達成できていなくてもこちら側が困らないようにしましょう。
疑問点が１０個ちょうどの人
このタイプの人は、言われたことはしっかりやる人です。
仕事をする上では問題ありませんので一緒に仕事をするメンバとして迎え入れてOKです。
数だけでは、言われたことだけやるようなタイプか、依頼された仕事に対してきっちりやるタイプかは判断できないので、次の質の判断に移ることで見極めることができます。
疑問点が１０個以上の人
言われたことの範囲を拡大し、取り組もうとする人でやる気に満ち溢れているタイプの人です。
「１０個以上」という依頼の仕方をしているので、１０個以上であればいくつ上がってきてもOKです。
このタイプの人は、次の質の判断で見極めましょう。
出来上がった１０個の疑問点のどこを見るか？次は質
１０個という数に意味はあまりなく、依頼された条件をクリアできるかという最低限の内容です。
スキルそのものを見極めるためには、疑問点そのものの内容を見る必要があります。それが、質の部分です。
疑問点はお客様、会社、プロジェクト、システムのどこに集中しているか
疑問点が特定の分類に集中している場合、その人の得意分野ということがわかります。
システムの開発言語や構造、管理方法、アルゴリズムなどの質問が多ければ、技術に興味があり、得意な分野なんだなと判断できます。
同様に、管理面、一緒に仕事をする人、仕事場の環境、お客様の状況や会社の状況など、疑問に思う点がその人の得意分野や興味のある分野と判断することができます。
プロジェクトメンバにシステムエンジニアとして参画してきた場合は、業務量が広範囲にわたるので得意な分野で役割を与えることで新規参画者の実力を引き出すことができます。
疑問点の対象範囲はまんべんなくあげられているか？
先程上げた、お客様、会社、プロジェクト、システムの分類に対してまんべんなく疑問があげられていればそれぞれに対して視点が持てているのでさまざまな仕事を任せることができます。
また、プロジェクトをすすめる上で悩んだり、困った場合も相談できる相手になってくれるケースが多いです。
読み手を意識して文章を書いているか
読みやすい文章というのはそれだけで価値があります。
システムの仕様書、お客様への報告資料、利用者への手順書、すべてにおいて文章はついてまわります。
読み手を意識してわかり易い文章として書かれているかも見るポイントです。
１つの疑問点に色々詰め込んで来た人
先程量の判断のときに、１０個ちょうどのときは質を見ましょうと書きました。
中には、１つの疑問点という形で、文章を読むと、２，３個の疑問点が書いてある場合があります。
例えば、以下のような疑問点を１つとして提出してきた場合です。
「関係部署はXXX部とYYY部と書いていますが、ZZZ部はなぜ関係していないのでしょうか？XXX部で使っているシステムはaaaaシステムですか？」
上記の文は２つの疑問点を書いています。
これを２つと考えられない場合は、ちょっと状況が違ってきます。
「１つの疑問点」という意味を理解していないので、詳しく説明して行く必要があります。
なぜこれが問題かというと、チームで仕事をするときには、タスク依頼し合ったり、コミュニケーションのキャッチボールをしたりすることがたくさん発生します、そんなときに大きく影響してきます。
それは、やりとりをするときは１：１で依頼し合うことがコミュニケーションロスを防ぐ重要ポイントだからです。依頼されたことをすべて完璧にこなせる人は少ないです。さらに、切羽詰まった状態にある場合は、誰でも見落としてしまうことがあります。
１つの文の中に１つの事柄を書いてシンプルに表現できることはとても重要です。
ダラダラと文章を書く人
改行や句読点がなく、ダラダラと読みづらい文章を書く人は若干注意です。
日次や週次の報告を文章で行う場合に、読みづらいということは読み手であるあなたの時間が大幅に削られます。
文章を書く練習をしてもらったり、書き方のテンプレートなどを用意することで回避できるので、十分に対処可能です。
誤字脱字が多い人
とりあえず１０項埋めようと考えている可能性があるので、要注意です。さらに、知っている横文字や単語を使いたがっている節も見受けられる場合も注意です。
そして、誤字脱字が多いということは、自分自身で見直しをしないということも考えられます。自分の書いた文章を読み返したり確認をしないので、仕事をやりっぱなしにする傾向も見られるはずです。
応用編｜さらに新規参画者のスキルを１日で見極める方法
事前に履歴書やスキルシートを見てある程度の実力は把握できているはずです。そのうえで、その人に合わせて依頼する内容を変えると良いでしょう。
システム化が得意そうな人には内部ツールの利用も一緒に考えてもらう
最初はスプレッドシートやExcelで提出してもらうのですが、そのデータをプロジェクトでも活用できるようにプロジェクト管理ツールにインポートできるように用意してもらったり、プロジェクト管理ツールを導入してもらうのも手です。
管理方法や設定もおまかせできるとなお良いです。
マネジメントスキルが高そうな人へはフォーマットから作らせる
プロジェクトマネジメントの経験があれば、スプレッドシートやExcelを使ってまっさらな状態から質問の管理台帳を作り上げることができるはずです。
質問内容、回答内容、回答者、回答状況、回答日、情報元・・・・などの項目を一通り上げた上で、自分の質問を解決するための管理台帳を提出してくるはずです。
これができれば、管理に関するスキルは問題ないので、ある程度情報管理の仕事を任せることができます。
新人・２，３年目へはフォーマットを渡す
先程の台帳を作るというところはプロジェクト経験がないとなかなか難しいです。新人や２，３年目の方にはスプレッドシートのフォーマットを作って渡して、この列に質問を書いてもらうようにします。
そして、前述の質問を出してもらったあとに何をするかと言うと、
「疑問に対する答えをプロジェクトメンバにヒアリングしに行かせる」
ということをします。
この作業の意図としては、以下のようなことがあげられます。
・プロジェクトメンバに顔を知ってもらう
・わからないことをわからないと言えるようになってもらう
・自分の疑問を人にわかりやすく伝えられるようになってもらう
・人から聞いたことを文章として、第三者が見てわかるように書けるようになってもらう
プロジェクトとして複数人で仕事をする上で重要な要素がつまっているのでこれだけでかなり成長することがデキます。
ダメだと即判断するための内容ではない
この記事で紹介した方法は、新規参画者のスキルを１日で＜見極める＞方法です。
スキルが足りないからといって、即離脱させるためのものではありません。
新規参画者の得意な部分、苦手な部分を見極めた上で、得意な部分の仕事を依頼し、苦手な部分は一緒に仕事をしながら成長できるようにしていけばよいのです。
さまざまな背景を持った人たちと仕事をする場合、スキルの違い、価値観の違いは当たり前です。あなたが思う、理想のプロジェクトメンバに出会うことはほとんどありません。
理想のプロジェクトメンバを探すよりも、構成されたプロジェクトメンバで可能な限りポテンシャルを引き出し、チームとして高いパフォーマンスを出すほうが遥かに簡単です。
そのためにどのように一緒に仕事をしていけばよいかのヒントに今日の記事を役立てて貰えれば幸いです。
これ書いちゃって良いんですか？
これを記事にすると、せっかく見極めるための方法なのに公開してしまって良いんですか？と言われると思います。
実際、私は、ここに書いたようなことを事前に言ってしまう場合もあります。
先ほどの答えは、
全く問題ありません
これを読んだところで付け焼き刃では改善のしようが無いので、とりつくろうことは無理です。
もし、あなたが、会社全体のことを考えながら仕事をしたことがないのに、本で読んだ知識を使って疑問点に書いたとしても内容が薄かったり、的を射てないのですぐにわかります。
手元にあるプロジェクト資料を読んだ上で疑問点を上げているのに、当たり障りのない疑問点が出てくるわけがありません。気になった方は、実際にやってみてください。おもしろいようにわかりますよｗ
あげられた疑問点はプロジェクトの問題点や改善点なので、にしっかりと答えて対応する
これまで、疑問点を１０個上げるという依頼の回答結果から新規参画者のスキルを見極める方法を紹介してきました。
最後に、実際に上がってきた疑問点に対する対処方法を書きます。
今回の目的は、疑問点を提出してもらうという点でしたが、実際に上がってきた疑問点は、あなたが携わっているプロジェクトの問題点や改善点だということを忘れないでください。
新規参画者が「現在のプロジェクト状況がわからない」とかけば、実際に周りから見ればプロジェクトの状況がわからないのです。仕事をしているあなたはわかっているかもしれませんが、周りからはそう見えているのです。
その点を素直に受け止めて、そうすればそれを解決できるかを考えることが良いプロジェクト運営をするためのステップになります。
さらに、新規参画者からすれば、せっかく疑問点を上げたのに、解決してくれないの？と思えば、今後一緒に仕事をしていく上で、「人の話を聞いてくれない人」というように思われてしまい、あなたの信用は低下してしまいます。
本日の提案｜新規参画者のスキルを１日で見極めるには、疑問点を１０個出してもらうように依頼しましょう
・出てきた疑問点の量と質の両方から見るようにしましょう
・ダメだと判断するための方法ではないことに注意しましょう
・上がってきた疑問点にはしっかりと対処しましょう
投稿者プロフィール
- プロジェクトファシリテーター
-
フリーランスのITコンサルタント として、CIO代行サービスで多くの企業をサポートしています。
企業のIT戦略 立案・実行支援を行い、
ITを活用した情報システム の導入・マネジメント支援しています。
IT利活用 に関して気軽な相談から経営に関わる支援まで幅広く受け付けています。
普段私が仕事をする時にお客様やプロジェクトチームの方々に実際に話している内容をたくさんの方々に届けます。
DX（デジタルトランスフォーメーション）が好きすぎるので「DX王子」と呼ばれています。
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