皆さん、文章を書くのは得意ですか？ビジネスの場面では、メールやチャット、書類の作成など、文章を書くことがたくさんありますよね。
今回は弊社代表 じゅんさんとともに、文章力を高めるメリットやわかりやすい文章を書くコツについて考えていきます。
（office Rootスタッフ）
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文章力があるとどんないいことがあるの？
スタッフ）
文章力をアップさせて伝わる文章が書けるようになると、ビジネスの場面では具体的にどんなメリットがあるのでしょうか？
じゅん）
「自分の考えをいちいち口頭で説明しなくていい」というのが大きなメリットです！読み手側のメリットは、もう知っている前提条件など情報を飛ばしたい場合も、文章であれば求めている情報の場所に簡単にアクセスできることですね。口頭や動画ではこうはいきません。
具体的には、「非同期に理解できる」、「時間ができる」、「有意義な時間が使える」の3つのメリットがあります。
メリット1：非同期に理解できる
じゅん）
例えば20人に対して何かを説明する場合、20人それぞれで説明を理解するスピードが違います。1聞いて10理解できる人もいれば、10聞いて3理解できる人など、様々です。
なので、口頭での説明だと人によっては理解が追いつかない場合があります。
相手の理解が追いついていないのに、「それ説明したじゃん！」と言ってしまうのは一方通行です。
相手に伝えて理解してもらうことがコミュニケーションの目的ですよね。
もしかしたら、
説明を聞く側が他のタスクや心配事について考えながら話を聞いてることもあるかもしれません。例えば子どもが熱を出している時、ついそのことが頭をよぎってしまうなどです。
そういうことが重なると、いつもだったら理解できることでも、理解できるとは限りません。説明相手が増えるほど、その可能性は上がります。
その点、文書であればそれぞれのスピードで読んで理解してもらえるのがメリットです！読むタイミングも、仕事の合間や朝の時間、夜の時間など、各々の好きなタイミングで読めるのが良いですね。
メリット2：時間ができる
じゅん）
これは「自分の時間」ができるというイメージですね。例えば口頭の場合、会議や1対1のコミュニケーションで説明するとなると、自分の時間がかなり取られるわけです。説明相手が10人いたら、1on1を10回やるのなんてとても大変ですよね。しかも、同じことを何回も説明しなくてはいけないという面倒さもあります。
それが文書でうまく説明できれば、説明にかかる手間は一度で済んで、わからないところがあれば聞いてくださいという形にできます。
メリット3：時間を有意義に使える
じゅん）
直接会って口頭で話をすること自体はすごくいいことだと思っています。ただ、ベースにする文書があるかないかで、会って話をする時のスタートが大きく違うんです。
説明するための文書がない場合だと、まず文書の内容をインプットすることに時間がかかって、それが終わってからようやく疑問点を確認していくことになります。
でも、先に文書で説明内容を共有しておけば、会った時に文書上でわからなかったことを確認したり、意見交換したりするところから始められますよね。ベースに文書があることで時間を有意義に使えるんです！
それを繰り返していくと、相手の理解度合いや自分の文章に足りない部分がわかってきます。「この書き方は説明を端折ってしまっていて、誤解を招く表現だったな」ということに気付くので、次から気を付けるべきポイントがわかって、さらに良い文章が書けるようになるというメリットもありますね。
文章を書く時に意識すべきポイントとは？
スタッフ）
わかりやすい文章を書けるようになることで、たくさんのメリットがありますね！じゅんさんは日頃、どんなことを意識して文章を書いていますか？
相手が持つ情報の鮮度を意識
じゅん）
「その文章だけ見ても何のことかが分かるように書く」ことです！例えば、何かを判断してほしいというお願いのメールを書くなら、
・A案かB案か判断してほしい
・自分はB案で進めた方がいいと思う
・これまでの背景や現状
・A案とB案、それぞれを選んだ時の展開
といったことを書くようにしています。
特に、「相手がどういう認識状態でいるか」という点を意識しています。意外と多くの人が、これまでの文脈や情報を相手がすべてわかっている前提で文章を書いているんですよね。
例えば、半年ぶりに連絡をとる取引先の方から仕事の相談をされたとします。相手は毎日その仕事をしているので手元の情報がアップデートされていて、直近の問題から私に話そうとしてきます。
しかし、私の手元には連絡を取っていなかった半年間の情報がないので、直近の悩みごとを相談されても背景がわからない。そういう場合は、すぐに提案をするのではなく、その背景を聞いてから悩み事の内容について検討しています。
このように、相手と自分の間の認識状態、情報の鮮度が合っているかを認識して、ずれている場合は、そのズレを修正するような文章を付け加える。という点を意識しています。
情報共有のヌケモレ防止で仕事をスムーズに！
じゅん）
関係者に情報がきちんと伝わっているかどうかということも意識しています。
例えば、A部長、B社員というお客様側のお2人と私で仕事をする場合です。A部長は、会議体で決定した情報を把握していて、私はたまたまA部長と話す機会があったのでその情報をすでに聞いています。
でもA部長がその情報をB社員に共有することをたまたま忘れていて、私とB社員が話をした時に、B社員がその情報を知らなくて驚く…なんていうパターンがあります。
「〇〇について▲▲と決まったこと、聞いていますか？」「いえ、聞いていないです」といった確認のやりとりは口頭であれば簡単に済むのですが、文章でのやりとりだとそう気軽にもいかないんですよね。
なので、私から連絡をする際は「すでにA部長からご伝達済みかと思いますが、▲▲となっております」という内容を一言書いておくようにします。こうすることで、情報の共有漏れが防げて仕事がスムーズに進むようになるんです。
文章力は才能ではなく、努力で身に付けられる！
スタッフ）
文章を使って適切に情報提供ができるようになれば、仕事の進み方にもよい影響があるんですね！ただ、文章を書くことを苦手と感じている読者の方もいらっしゃると思います。どうすればわかりやすい文章を書けるのでしょうか？
じゅん）
私は子どものころから文章を書くことは苦手でしたが、「文章力は才能ではなく、努力すれば書ける」ということを強く言いたいです！
文字数指定のある文章は「かたまり」を意識して攻略すべし
じゅん）
私の場合は、特に文字数指定がある文章を書くことがとても苦手でした。小学生の時は読書感想文が恐ろしいほど苦手で、何を書けばいいか全然わからなかったです。「楽しかった」とか、本を丸々引用して「〇〇の部分が面白かった」とか、そんなことばかり書いていましたね…。
高専時代はレポートを書いていましたが、文章というよりも論文に近くて、書き方の流れのようなものがあったので、テンプレを埋めていけば文章を書けていたという感じでした。
苦手意識が薄れてきたのは社会人になってからです。
文章を書くことに対して抵抗感が無くなってきたきっかけは、恐らくこのブログを書き始めたことだと思います。ブログを始めた頃、「ブログは2,000字くらい書いた方がよい」という情報を見て、そんなに書けないと思ったんです。
でも、2,000字って10個のかたまりに分ければ200字ですよね。200字だって、20字が10個集まったものなんだなと。X（旧Twitter）に投稿する140字のかたまりを10個書けば、それだけで1,400字になります。文字数を埋めることが辛いと思っていましたが、かたまりごとに考えることで文字数への苦手意識はかなり薄れました。
さらに苦手意識が完全に無くなったのは、中小企業診断士の試験勉強をしていた時、二次試験の論述で文字数の指定があったんですが、文章の書き方さえわかっていれば何の苦もないんだなと気付きました。
フィードバックで文章力をアップ！
じゅん）
ビジネスの場面で日常的に書くような、文字数指定のない文章について言えば、フィードバックしてもらうことがすごく大事です。
私自身、資料などの表現について、上司やプロジェクトのメンバー、PMなどから「この文章の主語は何？」「この資料は何が言いたいの？」と毎日のように指摘されていたんです。それを踏まえて修正を繰り返すことを日々していたので、無意識のうちに文章力が身に付いていました。
フィードバックをもらって、読み手がどう思うかを知ることが大切です。そもそもフィードバックしてもらえることってすごく貴重なんですよ！相手にフィードバックをするだけの能力が必要ですし、もっと修正した方がいいと思われてても、大人の付き合いで直接言ってもらえないこともありますからね。
自分がオープンになれば、相手もオープンになって色々教えてもらいやすくなることもあります。そのあたりは以前の記事でジョハリの窓について書いていますので、ぜひ一度ご覧ください。
「チームビルディングでファシリテーターである私が二番目に話すこと｜ジョハリの窓」https://blog.office-root.com/facilitation/johari-window/
自分なりに工夫してみよう
じゅん）
周りにフィードバックしてくれる人がいない場合は、ChatGPTを使うのはどうでしょう？自分の書いた文章をChatGPTに見てもらって、分かりづらいところを教えてもらったり、わかりやすい文章に修正してもらったりできると思います。仕事上の機密文書では難しいですが、文章力のトレーニングの方法としてはアリですよね。
「フィードバックしてくれる人が周りにいないから文章力が上げられない！」と、できない理由を探して諦めてしまうのではなく、自分でもできる方法が何かないか、工夫して探すことが大切です！
本日の提案｜文章力をアップさせ、仕事を効率的に進めよう！
文章力をアップさせることで、時間を有意義に活用できるなど多くのメリットがあることがわかりました。相手が持っている情報の量や鮮度を意識して文章を書けるようになれば、相手も自分もストレスなく、スムーズに仕事を進めることができますね！
今はブログや本の執筆を行っているじゅんさんも、以前は文章を書くことに苦手意識があったとのこと。「文章力は才能ではなく、努力すれば書ける！」を合言葉に、今回ご紹介したじゅんさんの文章力アップのコツも参考にしながら皆さんも色々工夫してみてください！
投稿者プロフィール
- office Root 事務局のスタッフです。
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