デジタルトランスフォーメーションの7つの事例をこちらの記事で紹介しています

まだエクセル使ってるの?250以上のパスワードを管理する私の方法

まだエクセル使ってるの?250以上のパスワードを管理する私の方法

まだまだパスワードはなくなりません。
日常生活をする上でパスワード管理は必須になっています。

生体認証が注目を集めていますが、今この瞬間も新しいサービスがうまれているので、それらのサービスがすべて生体認証に置き換わることはまだまだ先の話になると思います。

本記事では、250以上のサービスを管理するためにパスワード管理ツールを使っている理由を書きます。 なぜ、エクセルなどのスプレッドシートではダメなのかなども一緒に書きたいと思います。

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まだエクセル使ってるの?250以上のパスワードを管理する私の方法

250もあれば紙なんか論外で、エクセルなんか当然ダメだろ!という声が聞こえてきそうですが、意外とエクセルは根強いのです。
エクセルで250行程度ではファイル容量も少なく、管理できている人から見れば「エクセルでいいじゃん」となると思います。

しかし私の方法は、「パスワード管理ツールを使う」という方法です。
理由は以下のとおりです。

  • 使う端末&サービスがどんどん増えている。
  • 紙では絶対無理
  • エクセル管理は効率悪すぎる。
  • 作る→保存する→使うのサイクルが無理なく使える

パスワードを入力したり管理したりするのに慣れすぎてしまって意外と考えてない部分がある方は本記事を見て参考にしていただければと思います。

使う端末はどんどん増えている

ビジネスだったらパソコンだけ、スマホだけ、と仕事に使うツールは限られているかと思います。 基本は会社から支給されている端末を使うはずです。

個人の端末を仕事の使用に使うことを許されている方であっても、仕事をするときはコレとコレというふうになっていると思います。もし、なっていない場合で、仕事上の端末が制限されておらず、どんな端末でも使える場合は、本記事を読んだ方が良いです。 仕事上で使う情報を個人の端末に保存していて、情報流出をあたながしてしまった場合、あなたはおそらく責任を負うことができないからです。

今や、Androidスマホ、Androidタブレット、iPhone、iPad、Windows PC、Mac PC、 これらの端末を複数台所有して使うことは今では珍しくないと思います。 1人で複数台の端末を持つことは増えています。

もし、手帳などの紙で管理している場合、これらの端末に加えて常に紙を持ち歩くことになります。

また、 パスワードをファイルで管理しているのであればファイルを配置することになります。パスワードの管理は考えるだけで気が狂ってしまいそうです。

使うサービスもどんどん増える。

私はスマホしか使いません!という方も多くいらっしゃると思います。
次はサービスの観点でみたいと思います。

個人で管理しているアカウントはどんどん増えていませんか?
ほとんどの方はこの記事をスマートフォンで見ているのではないでしょうか?

Androidの方は、Googleアカウント、 iPhoneの方は、Apple ID、 を必ず持っているはずです。 これを聞いてGoogleアカウント?Apple ID?となった方は、かなり危険な状態です。

今すぐにパスワードを確認して管理方法を見直しましょう。

GoogleやAppleのアカウントから始まり、あなたが使っているサービスはたくさんあるはずです。LINE、Facebook、instagram、Amazon、楽天、Yahoo!・・・スマホのヘビーユーザーでなくても10以上のサービスは普通に使っているはずです。
Facebook連携やLINE連携に関しては、連携と言いつつ、結局アカウントを作らされるのです。連携というと一見同じアカウントでログインできるような気がしますが、意外と結局別アカウントを作らされていることが多いのです。

それに、Facebookは個人情報流出のニュースが多いので、私の場合は、Facebook連携はほとんどしていません。Facebook連携可能な新しいサービスへの登録であっても新しいアカウントをつくるようにしています。

SNSやショッピングサイトのアカウントだけでなく、ネットバンキングなどの金融系、メルマガやクーポン、特典資料が欲しいために1度しか使わないサービス。
これらも含めると、管理しなければいけないパスワードはどんどん増えていきます。

端末×サービスで混乱し、気づいたときには結局忘れてる

デスクでゆっくり仕事するときはPC、移動するときはスマホ、家でゆっくりするときはタブレット をつかう。
LINEは全てで使うけど、Facebookは仕事でしか使わない、instagramはプライベートだけ、 月に一度ネットバンキングの残高を確認し、年に一度クレジットカードのマイページから明細を見て家計を見直そう!こうなったらもう混乱です。

基本的にはパスワード保存をして、普段からパスワードを入力することを意識していないと思いますが、困るときは突然襲ってくるのです。

そう、機種変更をしたときやソフトウェアがアップデートされたとき、なにかのタイミングで「ログインしてください」と表示されたとき、管理できていないあなたは顔が青ざめるのです。

「なんだっけ?」と。。。。

ネットバンキングなどの金融系のサービスは一定回数以上ログイン失敗が起きるとアカウントがロックされるところもあります。

不正アクセスを防ぐためです。

そうなったらあなたは銀行に足を運び、身分証明をして、再度アカウントを発行などの手続きをいなければならなくなります。そうなると、先程青ざめていた顔はイライラして赤くなってしまうのです。

「なんだよ!パスワードって!!」

少しでも管理できていたらこんなことにはならないはずです。

「手帳に書いて管理してます!」一定条件で許容範囲

次の内容に当てはまる場合は、手帳に書いて管理していることに関しては許容範囲だと思います。

  • パスワードは直接書かない。自分にしかわからない方法でメモしている。
  • 使い回しをしていない。
  • 使っているサービスが20個くらいまで
  • 誰でも見れるようなところには置かない。(PCの脇に付箋で貼っておくなんていうのはいつの時代の話でしょうか??)

次に書くようなエクセルやGoogleスプレッドシートで管理するよりははるかに良いです。

エクセル管理は効率悪すぎる

私はもともとエクセルで管理していました。 しかし、前述のとおり管理するサービスや使う端末が増えるに従ってどんどん困ることが多くなりました。excelやGoogleスプレッドシートもいいですが、これは管理という点に焦点を当てた場合です。

実際にパスワードを使う場面を考えたらどうでしょう。
以下のような手順を使うたびに行わなくてはいけません。

フォルダを開いて、
ファイルを開いて、
ファイルにパスワードを設定していたらパスワードを入力して開く、
対象のサービスを探して、
パスワードをコピー(もしくは確認)して、
サービスのサイトに戻って入力

毎回これ面倒じゃないですか?管理は安心できるが使い勝手が良くない。。。
スマホだけでやろうとしたら何回画面を切り替える必要があるのか。。。。
ログインするだけで疲れてしまう。

パスワード管理は、3つのことを考えなければいけない。

パスワード管理というと忘れないように保存しておくということに焦点が当たりがちです。 しかし、管理は以下の3つを考えなければいけません。

  1. 作る(更新する)
  2. 使う(入力する)
  3. 保存する(関連情報、バックアップ、セキュリティ含む)

これら3つの点に関して、紙、エクセル、管理ツールの観点で見てみたいと思います。

1.考える&作る(更新する)

パスワードはアカウントを作るときは新しく考えなければなりません。

毎回考える。紙にどう書くかも考える。更新するときは考えて書き直す
エクセル毎回考える。更新するときは考えて、上書きする
管理ツール勝手に作られる。更新時は複雑なパスワードが自動生成される

 もっとも多いパスワード   123456

     何年もワースト1

  →  この結果からわかること。考えるのが面倒ということ。
複雑なパスワードと言ってもどう作れば良いかわからない。
英語の大文字小文字、数字、記号を混ぜるってなに??面倒くさい。。。
となってしまいます。パスワード管理ツールであれば、大抵の場合自動でつくられます。

2.思い出す&使う(入力する)

意外と忘れがちなのがこのパスワードを使う場面です。ログイン情報を保存できる場合は良いですが、金融機関のサービスは基本的に保存できないので、毎回入力する必要があります。
(ログイン情報を保存するのも本当はおすすめしません。)
毎日使っていれば覚えていますが、週に一度使うパスワードで複雑なものにしたら覚えておけません。前述した端末×サービスの観点でみたらどうでしょう?

スマホの入力とフリック入力では入力スピードが違います。キーボードでは入力しやすくてもフリック入力では何度も英字と記号を切り替えることになり、ストレスがたまります。

紙を引っ張り出してきて探して入力
エクセル前述のとおり。最高に面倒
管理ツール指紋認証して選択して勝手に入力(ツールによる)

3.保存する

保存するときに気になるのはセキュリティ面です。
パスワードを一箇所に保存していると、そのファイルが破られたときに一気に流出してしまします。
エクセルファイルで管理している場合は、複数端末に保管していてはセキュリティリスクが高まります。セキュリティを高めようとすると使い勝手が悪くなるのです。セキュリティ面を優先した場合の評価は以下になります。

金庫にでも保存する
エクセルローカルファイルにして、パスワードを設定して保存しておく
管理ツール強固なマスターパスワードをかけて保存しておく

クラウドに保存されるってどうなの?

保存の話をするときに必ず話題に上がる「クラウドってどうなの?」です。
クラウドは怖いという理由で前述のような保存の仕方をしている方は多いのではないでしょうか?
また、使い勝手を優先して以下のような使い方をしていませんか?

Googleスプレッドシートの場合は、自動的にクラウドに保存されます。
excelでクラウドストレージに保存してファイル同期する場合も結局クラウドに保存されています。
これって管理ツールのデータがクラウドに保存されているのと同じじゃないでしょうか?むしろセキュリティレベルは低いと思います。

では、紙で管理していて、クラウドって危なくない?と言われますが、紙を紛失する確率とほぼ同じかそれ以下だと思っています。
紙を金庫に入れて管理してても、地震や火事が起きたら無くなりますよね。。。
クラウドのデータ消失って、もうそのレベルですよ。むしろ地震や火事が起きる確率より低い。クラウドは地震や火事が起きてもなくならないです。

(クラウドのデータ消失が怖い方でも私はこのように考えてリスクを回避しています:執筆中)

これらのことに労力をかけずに行うには、パスワード管理ツールを使う他ありません。

ツールは何を管理しなければいけないかを習得していれば見極められる

この記事では、パスワード管理ツールの有用性を書いています。
具体的なサービス名は書いていませんが、前述したとおりこれからもさまざまなサービスが出てきます。パスワード管理もこれからどんな新しいサービスが出てくるかわかりません。

ツールに依存するよりも、どのように管理するかを習得している方がはるかに役に立ちます。そうすれば、今後あたらしいサービスやツールが出てくればそれに遠慮なく乗り換えれば良いのです。

私が現在使用しているパスワード管理は1password ですが、現時点で、1password が良いと思っているだけにすぎません。

Apple製品しか使わなければiCloudキーチェーンでも良いですし、
Gooleしか使わなければChromeのパスワード保存機能を使えば良いです。

ツールはあなたの判断で、何を使えば良いかを選んでいただければ良いと思います。

といっても何がいいの?

そうは言っても具体的に何がいいの?と気になるはずです。
私が現在使用しているサービスは1password です。
このサービスに関しては以下の記事で紹介させていただきますので、 気になる方は参考にしていただければと思います。

投稿者プロフィール

じゅん
じゅんプロジェクトファシリテーター
フリーランスのITコンサルタント として、CIO代行サービスで多くの企業をサポートしています。
企業のIT戦略 立案・実行支援を行い、
ITを活用した情報システム の導入・マネジメント支援しています。
IT利活用 に関して気軽な相談から経営に関わる支援まで幅広く受け付けています。

普段私が仕事をする時にお客様やプロジェクトチームの方々に実際に話している内容をたくさんの方々に届けます。

DX(デジタルトランスフォーメーション)が好きすぎるので「DX王子」と呼ばれています。

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