デジタルトランスフォーメーションの7つの事例をこちらの記事で紹介しています

名刺管理アプリはeightよりエクセルよりEvernoteをおすすめします

名刺管理アプリはeightよりエクセルよりEvernoteをおすすめします

名刺を渡す2

こんにちは。プロジェクトファシリテーターのJunです。

今日は名刺管理の話になりました。
話題の中ではeightを使っていたり、エクセル(Excel)で管理していたりする方がいらっしゃったんですが、私は名刺管理にEvernoteを使っています。
その時に話した、なぜEvernoteを使うかということを話したいと思います。

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この記事の対象者

個人や自営業、営業など名刺を交換することが多く、管理は個人に任されている人

会社で名刺管理システムを強制されていたり提供されている場合はこれに当てはまりません。
個人に仕事の情報管理を任されている方を対象に話をしますので、よろしくお願いします。

そもそもEvernoteとは?

Evernoteはメモを作成・管理するためのクラウドサービス(アプリケーションとサービス)です。

ここでいうメモとは、文字などのテキスト情報だけでなく、写真や画像、音声などのさまざまな形式のデータを全て保存することが出来ます。

データの保存先はクラウドと呼ばれるインターネット上の自分専用のスペースのような場所に保存するため、パソコン、スマホ、タブレットどの端末でも保存・読み込みが出来るようになります。

公式の紹介動画がありますので参考にしてみてください。

Evernoteの紹介動画

なぜ名刺管理にEvernoteか?

そのEvernoteをなぜ名刺管理に利用するのかというと、

名刺管理に特化して いない からです。

Evernoteはドキュメント(資料)管理に特化しています。しかも名刺管理用にカメラアプリに名刺取り込み機能がついています。

「外部脳」「第二の脳」というコンセプトのもと、紙の資料を全てデータ管理するというサービスです。つまり名刺にかぎらず紙の資料であれば全て保存することを目的としているのです。

これから長い目で見た時に一生名刺を管理し続けるのであれば良いですが、仕事が変わって名刺をほとんど使わない業務についたらどうでしょう?Evernoteであれば、名刺管理に使わなくてもその時に必要な業務の資料を管理すれば良いですし、ToDo管理もできます。
仕事で使わなくてもプライベートでの旅行の思い出写真のバックアップなど、用途は色々考えられます。

逆に他の名刺管理アプリではダメ?

名刺管理のみの業務はつぶれる可能性がある

名刺管理専用にやっているサービスは私は避けます。
名刺管理を専用にやっている会社やアプリは、業績が伸びないとその事業を廃止したりします。
アプリから情報を引き出せなくなった時点で名刺管理の意味がなくなってしまうからです。

また、システム的な話をすると、現時点ではスマホやPCなどの端末ですが、今後将来的に違う端末が出てきた場合にそれに合わせて新しいアプリを作らなければなります。
その会社がアプリを提供してくれなければ私達ユーザーは必要な情報を取り出せない状態に一時的になってしまいます。

Evernoteがつぶれたら?

もちろんEvernoteも1企業ですから今後新しいサービスが出てきたり、問題を起こしてデータがなくなってしまうなんてことが起こらないとも限りません。

現時点ではかなり確率が低いので特に考えなくても良いというのが私の考えですが、万が一に備えてバックアップは取っておいたほうが良いです。

バックアップの取り方に関しては別記事でまとめたいと思います。

私の使い方

基本的に電話帳登録しない

Evernoteの名刺カメラ機能で撮って終わりです。

名刺交換は形式的にすることが多いので、実際に名刺を活用する場面は少ないです。
話が盛り上がって仕事や具体的な話が進む場合は、その場でスマホから連絡先を交換する場合が多いので、名刺から発展したことは私の場合あまりありません。
直接交換しなくてもFacebookやTwitterなどSNSを交換してやりとりをすることから始まることもあります。

もし連絡することがあればEvernoteから直接電話

それでもたまに前に名刺交換した人に連絡をしたいということがあります。
その時は、Evernoteで検索をかけて直接電話をかけます。
メールもそこから直接送ることができます。

どうやって使うの?

↓にアクセスしてアカウント登録(無料)をすると使いはじめることができます。

Evernoteアカウント登録(無料)

アクセスすると以下の様な画面が出てきます。
有料(プレミアム)版が1ヶ月ついてきますが、延長しなければずっと無料で使えます。

Evernote_アカウントを作成
※登録したユーザー名やパスワードは忘れないようにしてくださいね!
使い方に関しては、近いうちに別記事でまとめてみたいと思います。
なるべくアップできるように頑張りますが、早く使ってみたいという方は、
「Evernote 使い方」などで検索してみてください。

投稿者プロフィール

じゅん
じゅんプロジェクトファシリテーター
フリーランスのITコンサルタント として、CIO代行サービスで多くの企業をサポートしています。
企業のIT戦略 立案・実行支援を行い、
ITを活用した情報システム の導入・マネジメント支援しています。
IT利活用 に関して気軽な相談から経営に関わる支援まで幅広く受け付けています。

普段私が仕事をする時にお客様やプロジェクトチームの方々に実際に話している内容をたくさんの方々に届けます。

DX(デジタルトランスフォーメーション)が好きすぎるので「DX王子」と呼ばれています。

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社内のITに関する相談やプロジェクト運営支援など、フリーランスならではの柔軟な対応をしています。 ご訪問・対面でのお打ち合わせも可能ですので、お気軽にご連絡ください。

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