デジタルトランスフォーメーションの7つの事例をこちらの記事で紹介しています

確定申告の期間に事務処理をする個人事業主の強い味方!クラウド会計のススメ

確定申告の期間に事務処理をする個人事業主の強い味方!クラウド会計のススメ

今年も確定申告の時期がやって来ました。フリーランス(個人事業主)の方々を悩ませる期間 2月16日〜3月15日です。(2015年は2月16日〜3月16日までです。)

中小企業経営者、財務担当者は決算時期に設定されている場合も多いと思います。最近は会社員(サラリーマン)の方でも確定申告を行うケースも多くなってきました。

みなさんは、確定申告をどのように行っていますか?

毎年領収書を整理して、電気屋さんに行って会計ソフトのCD(弥生会計など)を買ってきて、PCにインストール(アップデート)して、入力して、決算書を作って、申告書を作る。

このような事に確定申告の期間は時間を割いている方は大勢いるのではないでしょうか?

中には会計ソフトの費用も無駄だと考えて、全てExcel(エクセル)で作成してしまう強者もいるのではないでしょうか。

私は、2014年からMFマネーフォワードクラウド会計を導入して決算書の作成業務が大幅に削減したのでみなさんに紹介したいと思います。かなり、細かいことも書いていますので、すでに知っている箇所は読み飛ばしていただいて構いませんので参考になれば幸いです。

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対象者

  • 確定申告の期間に毎年あたふたしてしまう人
  • フリーランス(個人事業主)で仕事をしている人
    (1ヶ月の取引量が30件以上ある)
  • 中小企業経営者、財務担当者
  • 確定申告で毎年1週間以上拘束されてしまう人

確定申告とは

確定申告とは税金に関する申告手続きのことです。

  1. 個人が、その年1月1日から12月31日までを課税期間として、その期間内の収入・支出、医療費や寄付、扶養家族状況などから所得を計算した申告書を税務署へ提出し、納付すべき所得税額を確定すること
  2. 法人が、原則として定款に定められた営業年度を課税期間としてその期間内の所得を計算した申告書を税務署へ提出し、納付すべき法人税額を確定すること
  3. 消費税の課税事業者である個人又は法人が、課税期間内における消費税額を計算した申告書を税務署へ提出し、その納税額を確定すること

申告時期

毎年度、翌年2月16日から3月15日までの1か月間です。

期日が土曜日・日曜日と重なると順次繰り下げて月曜日までとなります。

ちなみに2015年は2月16日〜3月16日までです。

対象期間(課税期間)

個人の場合は、1月1日から12月31日までです。

法人の場合は、定款に定められた営業年度です。

申告対象者

自営業を営む個人(個人事業主)や年金生活者などは、収入や費用を自分で申告しなければならない。

確定申告の必要がある場合

  • 給与所得がある場合
  • 公的年金(雑所得)のみの場合
  • 退職所得がある場合
  • 先物取引、オプション取引、外国為替証拠金取引、CFD取引などによる利益がある場合
  • 株取引や先物取引、外国為替証拠金取引などで確定損失がでた場合

引用|wikipedia 確定申告

会計ソフトとは

フリーランス(個人事業主)で仕事をしている方にとっては毎年必ずやってくるイベントです。前述した確定申告書や決算書を作成するためには、仕訳と呼ばれる伝票を金銭取引が行われるたびに起票してそれを元に勘定元帳を作成してから決算書を作成して確定申告書を作成するのです。
コンピュータが普及する前はこれらを手書きで全て行っていました。経理業務を行ったことがある方は、これらを全て手書きでやることを考えたらゾッとすると思います。今ではコンピュータが普及しているのでほとんどはこれらの計算処理、作成処理を自動でシステムが行ってくれているのが一般的です。ですので、経理業務というとシステムに仕訳データを入力するという業務を想像する方が多いのではないでしょうか。

会計ソフトとは、確定申告書や決算書の作成を自動的に計算、作成してくれるソフトウェアだということです。

一般的に会計ソフトと言えば、1台のPCに会計ソフトをインストールして、そのPCで入力作業や決算書作成処理を行うことが多いです。

クラウド会計とは

「クラウド」と聞いて耳を背けたくなる方は多いのではないでしょうか?
このクラウドという言葉は2006年ころから普及し始めた言葉なのでまだ馴染みが薄いと思います。説明すると長くなってしまうのでこの記事上では簡単なイメージだけを持って頂ければ問題ありません。クラウドに対して抵抗感がある方は後述する「クラウドって大丈夫??」を参照してください。私の考えを少し書かせていただいています。

「クラウド」とはひとことで言うと、「インターネット上に情報を保管する」ということです。

つまり、「クラウド会計」とは、クラウド上で動いている会計ソフトだということです。

私が使っているクラウド会計サービス

今回紹介するのは私が使用してるマネーフォワードクラウド会計というサービスです。

クラウド会計はここ1,2年で多く出てきたサービスなので発展途上な部分が多くあります。私自身少し様子見をしようかと思っていたのですが、2014年分から導入してしまおうと思うくらい便利でした。

マネーフォワードクラウド会計導入のメリット

パンフレットを見ていただくほうが良いと思います。

公式web|青色申告ソフト「マネーフォワードクラウド確定申告」パンフレット

ここでは私が使ってみて便利だったことと他の方におすすめするポイントについて書いてみたいと思います。

半自動で仕訳が作成される

これがマネーフォワードクラウド会計を使用する最大のメリットです。インターネットバンキングを経由して自動的に取引情報を取得して仕訳伝票を起票できるのです。

半自動と書いたのは、マネーフォワードクラウド会計が自動的に仕訳伝票を作成してくれるので、それを承認するという作業を行わなくてはいけないです。(本来計上するべき科目に仕分けられないと意味が無いので。)

しかし、実際に金額を入力したり科目を選んだりする必要はなく、問題ないことを確認して「登録」ボタンを押すだけなのでかなり簡単です。

(取引の摘要欄を修正する必要がありますが、一度登録すれば二度目以降の取引は自動的に修正してくれます。)

金額の入力ミスがない。

手入力をする場合の問題は時間がかかるということだけではありません。もう一つの問題は、「入力された数字が正しいか?」という問題です。手入力をする場合は必ず入力ミスが発生してしまいます。これを確認するために入力し終わった後、数字が合っているかどうかを確認するためにさらに労力を割かなければならなくなります。自動起票してくれるメリットは、この入力ミスがないということです。

OSに依存しない

私はWindows!私はMac!日々このような会話を耳にすることが多いです。正直私はどちらでも良いと思っています。私は両方使っています。クラウド会計は、インターネットのサービスです。つまり、インターネットが接続できれば、WindowsでもMacでも関係ありません。無駄な議論はやめましょう。

スマホ、タブレットですら作業が出来る

クラウドで管理されているメリットはどの端末でも作業ができることです。会計用のPCの前に座って行う必要は無いのです。私はiPhone6plusで仕訳作業を行うこともやってみました。電車での移動時間を使ってわざわざPCを開かなくても作業が出来るのです。

これは、本当に楽でした!

請求書の作成や領収書の作成も会計機能と連携できる。

取引先や取引が多い場合、数百枚、数千枚の請求書を発行して、お客様に送付して、起票して、入金情報と付きあわせて、消し込みをして、という作業を面倒だと思う方も少なく無いと思います。請求書の作成から仕訳伝票起票、入金情報の消し込みまでを一連の流れで処理できるのはかなり楽です。

マネーフォワードクラウド請求書というサービスを使用します

移行も簡単

元々別の会計ソフトを使用していても、会計データを取り込むことが可能なので、移行するのも簡単です。弥生会計に対応していることはもちろん、freee(フリー)などの他社クラウド会計にも対応しています。

アカウントを複数作成して税理士さんと連携できる

3名までユーザを無料で登録することができます。フリーランス(個人事業主)であれば自分と税理士さんと2名、中小企業者であれば、自分(経営者)と財務担当者と税理士さんで3名というユーザ登録ができます。税理士さんと同じ情報を共有できるので、メールに添付して確認してもらって返信という作業が省けます。もちろん権限管理ができるので、財務担当者は入力だけ、税理士さんは編集も可能といった設定ができます。

公式Web|複数名のデータ共有設定

マネーフォワードクラウド会計導入ハードル

導入するために乗り越えなければならない壁があります。ここさえ乗り越えてしまえば後が楽です。フリーランス(個人事業主)でビジネスをするのであればこれらのことは必須で習得しなければならないので頑張って乗り越えましょう

インターネットバンキングの手続きが必要

最初だけ手続きが面倒です。全て手入力で仕訳を入力する事も可能ですが、マネーフォワードクラウド会計を使用する最大のメリットは半自動で仕分けできることです。それを行うにはインターネットバンキングが必要不可欠です。

インターネットバンキングは各銀行ごとにサービスが提供されていますが、手続きが面倒な事が多いです。最初だけ、手間がかかりますが頑張って手続きをしましょう。毎日、通帳記帳のためにATMや銀行に足を運んでいる人はインターネットバンキングを使うと手放せなくなりますよ。手続きの方法は銀行に足を運んで聞いてみましょう。

注意!アカウント管理は気をつけてください!ログインID、パスワード、取引パスワードなどを使用することが必要になります。不正送金も近年問題になっているので、自身のアカウント管理は充分気をつけてください。

簿記の知識が必要

資格を取るまでの知識は必要ありませんが、最低限の会計の知識はやはり必要です。仕訳とはなにか?財務諸表ってなに?というレベルではさすがに会計サービス導入以前の問題です。

フリーランス(個人事業主)として仕事をし始める方がぶつかる壁の一つですが、事業をする上で会計の知識は必ず必要なので必ず身につけましょう。

そうは言ってもすぐには難しいとは思いますので、それを補うためにマネーフォワードクラウド会計では電話やメール、チャットで相談できる機能がついています。これはとても心強いです。わからないことがあれば相談してみましょう。なにも税理士に頼まなくても、自分で出来てしまいます。

導入してどれくらいの時間が削減された?

冒頭にも書いた内容が多くの方が行っている手順かと思いますが、

私の場合は、

PCへインストールする無料ソフトを使って、仕訳を入力します。

その後決算書を作成して、国税庁のWebページに行って入力して申告書を作成する。

といった流れで行っていました。

これをするのに毎年1週間くらいは拘束されてしまい、日常の業務をしながら空き時間を見つけて大変な思いをしていました。

それが、ほぼなくなりました。仕分け作業は前述した半自動で完了していますし、各種控除証明書の入力を行うだけで決算書の作成と確定申告書の作成が行われるので確定申告書作成のための作業はほとんど何もしていません。

決算書と確定申告書はPDFで作成されますので、それを税務署に持っていくだけで良いのです。
e-TAXを使用すれば税務署に出向く必要もなくなるので、もっと簡単になります。

つまり、一週間以上かかっていた時間が数分に削減されたのです。

クラウドって大丈夫??

大丈夫です!

ここまでかなり良い点をあげてきたので、少し話を「クラウド」そのものに移してみたいと思います。「クラウド」の話をすると何回かに一回「クラウドって大丈夫なの?」という質問をされます。その時に私が答える話をしたいと思います。クラウドを使うことで心配することはなんでしょうか?

  • 情報が漏洩してしまうのではないか?
  • データがなくなってしまうのではないか?

大体この2つに絞られます。ITに少し知見のある方であれば「ファーストサーバ事件」のお話をされる方も多いです。

2012年の6月20日、レンタルサーバー会社のファーストサーバは、大規模な顧客データの消失事故

事故の発生は2012年6月20日の午後5時頃で、対象は、同社の「ビズ」「ビズ2」「エントリービズ」「エンタープライズ3」「EC-CUBEクラウドサーバ(マネージドクラウド)」などの各サービスになる。

事故の原因は、メールシステムの障害対策のため、対象サーバーに対してメンテナンスを行なう際に利用した更新プログラムに不具合があり、上記のサーバーのデータを削除してしまったというもの。具体的な不具合は、メンテナンスの担当者が以前に使っていた更新プログラムを改変した際に、「対象外のサーバー群についてファイルの削除を行なうコマンド」を削除し忘れたことだ。これにより、更新対象外のすべてのサーバーのデータがプライマリ/バックアップ共に削除された。

http://ascii.jp/elem/000/000/913/913202/

このような事件がありました。これによってクラウドのイメージが悪くなった部分も少なからずあります。しかしこのような事件が起きることは滅多なことでは発生しないと考えていて良いと思います。全く発生しないということも言い切れないのでその場合は発生した時に対処ができれば良いと考えています。

それでは先にあげた2つの問題に対しての私の考えを書きます。今回は万が一MFクラウド会計のサービスに以下のような問題が発生してしまったらということに関して書きます。

会計情報を漏洩させられた

上場企業は決算情報を公開しています。万が一情報が漏洩したとしても事業をやっている上で問題があるでしょうか?決算情報が漏洩したとしても何も問題無いと考えています。問題があるお金の使い方をしている事業主は長期的に続きません。その場合は、お金のやりくりを見なおしたほうが良いと思います。透明な財務情報こそ信頼を得ることにつながります。つまり、決算情報が漏洩することに何もリスクは無いと考えます。

また、パスワード情報などが情報漏洩した場合は、どうでしょう?これに対しては、即座にアカウント情報のログイン確認とパスワード変更を行えば問題無いと考えています。さらにアカウント乗っ取りなどによってお金が不正送金される事はありません。(送金するためには送金用のパスワードが必要で、その情報はMFクラウド会計に登録しないからです。)

データが失われてしまった

クラウドはインターネット上に保存します。インストール型のソフトは指定したPCのに保存します。どちらもリスクは同じだと考えます。

万が一、MFクラウド会計でデータが失われてしまった場合でも、自身でしっかりとバックアップを取っておけば、サービスが停止しても業務が止まることも無ければ、情報を失うこともありません。

これはクラウド会計だけでなく、弥生会計などのCDで売っているソフトを使っている場合でもPCが壊れてしまえば同じことです。

つまり、数百年に1度起きること(情報漏洩やデータ消失)を気にして面倒な事を毎年毎年(毎日毎日)するよりは、便利なサービスを使って、問題が起きた時にはすぐに対応できるように体制を整えておくほうがよっぽど楽です。

ちなみに私はバックアップデータは別に取っておいて、MFクラウド会計に問題が発生しても他のサービスにすぐに乗り移れる状態にしてあります。

どれくらい費用がかかるの?

さて、話を元に戻して実際に導入することを考えてみましょう。始める時に気になるのは利用料金です。

登録自体は無料でできます。とりあえず登録して使用感を見てみるという感覚で良いと思います。

公式|MFクラウド確定申告 料金

無料会員0円
プレミアム会員(月額)800円/月
プレミアム会員(年額)8,800円/年(733円/月)

(2015年1月現在)

私の場合は、プレミアム会員年額プラン 8,800円/年 を使用しています。

もちろん経費計上できるので、会計ソフトにかけている費用に比べれば同じか安くなっているのではないでしょうか。

毎月、財務担当者を雇っている方ならば事務作業分まるまる浮いてしまいます。
パートやアルバイト代を払う費用がほぼゼロになります。

導入手順

1.MFクラウド会計のアカウント登録

MFクラウド会計にアカウント登録

2.ネットバンキングに登録(最初の手続きが面倒)
アカウント管理をしっかりすること!

3.MFクラウド会計にネットバンキングの情報を連携する

公式|操作ガイド

あとは操作ガイドにしたがって運用開始!

手を抜いているわけではなりません(笑)操作ガイドがかなりわかりやすく書いてあるので、わざわざココに書く必要もないと判断しました。 公式|操作ガイドからPDFファイルがダウンロードできるので、印刷して手元においておくとわからない時にすぐに確認できて便利です。

なぜMFクラウド会計か?

私がMFクラウド会計を選択した理由は、ビジネスとプライベートのお金管理が両方できるからです。
MFクラウド会計にはプライベート版のサービスがあります。それはマネーフォワードというサービスです。マネーフォワードは資産管理のクラウドサービスです。自営業やフリーランス(個人事業主)でなくとも複数の銀行口座や金融資産を持っているのであれば、それらの情報を一元管理することができます。

私が驚いたのは、楽天ポイントやPontaポイントなどのポイント情報からねんきんネットなどの情報も連携する事ができるところに驚きました。

クラウド会計サービスはMFクラウド会計だけではないので、他のサービスも検討されてはいかがでしょうか

比較しているサイトがあるので参考にしてみてください

クラウド会計で経営をスマートに!おすすめ会計ソフト比較まとめ
http://liginc.co.jp/life/pr-life/132243

決算書の本来の目的は今後の経営を見通すこと!

確定申告や決算業務は義務なので、やらなければならない面倒な作業と思っている方は多いともいます。
しかし決算書の目的は自社のお金の状態を数値化してどのような状態かを把握して将来の戦略を練ったり、将来問題が起きる前に対策を行うために作成するのです。

つまり、作成して満足ではなく、これからどうしていくかを考えるために作成するのです。

ですので、作成までに労力をかけるのは本来無駄な作業だということが言えます。先ほど財務担当者分コストが浮くと書きましたが、これは解雇できるということを言っているのではありません。
今まで決算書を作成するために割いていた労力をゼロにできるので、その分将来どうするかということに頭を使えるのです。新しい事業をするにはどれだけの余力があるのか、このまま事業を進めて問題ないのか。これを経営者一人で考えるのではなく、財務担当者も考えることができるのです。

損益計算書や貸借対照表を自動で作成してくれるだけではなく、グラフも自動で作成してくれるので現在の状態を可視化して将来の事業拡大、事業計画に役立ててみてはいかがでしょうか

投稿者プロフィール

じゅん
じゅんプロジェクトファシリテーター
フリーランスのITコンサルタント として、CIO代行サービスで多くの企業をサポートしています。
企業のIT戦略 立案・実行支援を行い、
ITを活用した情報システム の導入・マネジメント支援しています。
IT利活用 に関して気軽な相談から経営に関わる支援まで幅広く受け付けています。

普段私が仕事をする時にお客様やプロジェクトチームの方々に実際に話している内容をたくさんの方々に届けます。

DX(デジタルトランスフォーメーション)が好きすぎるので「DX王子」と呼ばれています。

どうすればIT企業レベルのIT活用ができるかの「答え」をお教えします

CTA-IMAGE この無料オンライン相談では、 ・ 導入しているITツールをフル活用する方法 ・ IT活用を進める方法 ・ 会社全体のIT活用をどこから手を付ければよいかの答え など、IT企業レベルのIT活用をするにはどうしたら良いかについてお伝えします。 オンラインミーティングで60分お話できます

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