プロジェクトファシリテーターのじゅんです。
私はCIO代行サービスとしてさまざまな企業のIT戦略の立案・実行をお手伝いさせていただいております。
実際の導入もそうですが、相談のみの場合であっても
チャットツール（Slack｜Chatwork｜LINE works）って結局どれが良いの？と聞かれることは多いです。
そんな時にだいたい10分くらいの会話でざっくりとお客様企業に合ったツールを選ぶ時に使っている判断軸を紹介します。
私はLINEworks、Chatwork、Slackの３つ全てを使用しています。
お客様に合わせて使い分けています。
さまざまなお客様とのやり取りをしてきた中で私が感じていることも踏まえてお伝えします。
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自社に合うチャットツールを見極めるたった１つの基準
自社に合うチャットツールを見極めるたった１つの基準
それは、
社内に浸透させやすいか
という1点です！
社員の人数が多くなればなるほどこれは重要なポイントになります。
なぜ社内に浸透させやすいかが重要になるかと具体的なツールの判断基準を説明します。
なぜ「社内に浸透させやすいか」という基準なのか
いわゆるグループウェアと呼ばれるチャットツールは業務の中で当たり前のように使われなければなりません。
電話やメールに代わる手段として導入するので、導入するための障壁ができるだけ低いツールを選ぶ必要があります。
チャットツールを使うのは社員である＜人＞です。
情報システム部や経営判断でチャットツールの導入を決めて、準備していっても最後に待っているのは社員への説明と理由という運用面です。
利用する方へのわかりやすいマニュアルや複雑な説明、何度も説明しないとわからない、という状況になってしまっては、
せっかくの良いツールも無駄になってしまいます。
1,000の機能がある複雑なシステムよりも、3つの機能しかないシンプルなシステムのほうが好まれる場合があるのです。
もちろん逆もあります。
今回紹介するチャットツールは、LINE works、Chatwork、Slackの３つですが、これはよく耳にするツールを出すようにしています。
このなんとなく聞いたことがあるということも重要です。
知らないツールは説明する時にものすごく大変で時間がかかります。
社員が使いこなせず、上から使えと言われたから仕方なく使っていて、
電話、メールに加えてチャットツールが増えたことにより、結局業務が増えてしまった。
という結果では元も子もありません。
情報システム全般に言えることですが、チャットツールのようなシステムは業務効率化や機能面での視点だけではなく、
実際に普段遣いができるように浸透させることができるかという点が重要になってきます。
浸透させやすいと少ない労力で運用することができるので嬉しいですよね！
（システム導入後に問合せが情報システム部門に殺到してより大変になった・・・という事例もあります）
日本でiPhoneが普及している理由をご存知でしょうか？
それは、使いこなしている人が近くにいるから聞けるからです。
社内へのチャットツール展開は、情報システム部だけでは難しいです。
業務で実際に仕様する社員同士の教え合いがものすごく重要になってきます。
ちょっと使いこなせる人が周りにいることが重要なのです。
このちょっと使いこなせる人が出てきやすいかという点が重要です。
そのために自社に合ったツールを選ぶ必要がでてきます。
LINE works ｜Chatwork｜Slack を比較！チャットツールを選ぶポイント
とはいってもその浸透させやすいのをどのように選んだらよいかがわからないと思いますので、その方法をお教えします。
私がいつもだいたい10分くらいの会話で話している内容を書いています。
１．LINE works｜何でもLINEで済ませたい
そもそもチャットツールってよくわかんないという方でも「LINE」は聞いたことがあると思います。それほどLINEの認知度は高いです。
プライベートでLINEは使ってるけど、ビジネスでLINEを使うのは抵抗があるし、アカウントも分けたい。
そんな話をすると迷わずLINEのような気がします。
LINEは説明の手間がものすごく少ないです。社員が多くても周りに詳しい人が絶対いるのでものすごく楽です。
さらに、他のチャットツールにはあまりない、カレンダー機能やアンケート機能などがあります。
そして、タスク管理やファイルのやりとりもできるので社内のコミュニケーションと業務を両方とも効率化したい場合はうってつけです。
より細かく管理や業務をしたい場合は別のツールやシステムを利用するほうが良いですが、最低限の機能だけで十分という場合はLINE worksはおすすめです。
加えて、LINE worksは一般のLINEユーザーともつながることもできます。
個人向けのビジネスいわゆるBtoCのビジネスを行っている企業の場合、お客様とLINEで繋がってやりとりができるのは嬉しいポイントです。
２．Chatwork｜ちょうどいいビジネスチャット！いろんなとこの良いとこどり！
チャットワークは他の2つの良いところを合わせたようなチャットツールです。
社員同士のコミュニケーションを最適化したい場合にいいです。
業務はOffice365やG suiteを使用しておこなっており、スケジュール管理やファイル管理などは別で行っているケースは適しています。
このようなお客様の場合、システム自体を使うことは進んでおり、メールを中心とした業務を行っていると想定されます。
管理しきれないほどのメーリングリストやCC地獄に陥っている場合です。
さらに、意外と多いのが、既読/未読を嫌うケースです。いわゆる既読疲れです。
既読が付くとプレッシャーになり、使いたくないという心理が働く場合があります。
既読がつかないというだけで実は強みになったりします。
社外の人とコミュニケーションもとれるので取引先や社外のメンバとやり取りをする場合は使い勝手が良いです。
しかし、チャットワークのアカウントを相手が持っている必要があります。
また、ビデオチャットやPCの画面共有などもできるのでオンラインミーティングもしやすいです。
電話代行サービスを使って社内の電話量を減らすこともできる
チャットワークには電話代行のサービスがあるのを知っていますか？
https://lp.chatwork.com/ja/reception/
お客様からの電話が多く電話対応に時間が取られている場合は、電話代行で電話を受けて、チャットワークにメッセージで内容が通知されます。
このサービスを使って業務効率を上げることができます。
電話はなくせなくて、業務効率をあげたいときにこのサービスは役立ちます。
３．Slack｜システム連携させたら最高！もう働かなくて良いのでは！？
新しいものを取り入れるのが好きでITリテラシーが高い企業の場合は迷わずSlackで良いと思います。
人同士のコミュニケーションのみを行うのであればわざわざSlackを選ぶメリットはあまりありません。
それであればLINE worksかチャットワークを選べば良いです。
Slackを使う最重要ポイントはシステムと連携させるという点です。
情報システムからの通知や情報を受けて人間が業務をこなし、その情報をさらにシステムに返すといったことができます。
他の2つのサービスもAPIの利用によってシステム連携ができます。
しかし、Slackのシステム連携できる量は比べ物になりません。
外資の企業であるため世界中のサービスと連携できる点は強みです。
主な利用傾向はIT企業におけるシステム開発の現場で利用されることが多いです。
プログラムコードの共有や表示に適していたり、自分の発言がコマンドラインをベースにして投稿できることから、
ITになじみの無い方にはあまりおすすめできません。
逆にITを活用していこうとする場合は、Slackは必須になると思います。
IoTなどの業務情報をSlack上で受け取ったり、
Slackから指示を出したりすることが容易にできます。
社内システムをSlackを中心にして人と機械がシームレスに繋がる形を作ることができます。
本日の提案｜チャットツールは社内に浸透させやすいかどうかで選ぶ！
・なんでもこれで済ませたい場合は、LINE works！
・コミュニケーションを最適化したい場合は、Chatwork！
・人とシステムのコミュニケーションを最適化したい場合は、Slack！
注意ポイント
今回紹介した内容はざっくりと企業を捉えて、導入しやすいチャットツールを判断する基準を紹介しています。
本格的に導入する場合は、企業の現状把握の上で必要な機能を比較してプランを選択する必要があります。
今回ご紹介した内容が必ず当てはまるということではありませんので、ご注意ください。
投稿者プロフィール
- プロジェクトファシリテーター
-
フリーランスのITコンサルタント として、CIO代行サービスで多くの企業をサポートしています。
企業のIT戦略 立案・実行支援を行い、
ITを活用した情報システム の導入・マネジメント支援しています。
IT利活用 に関して気軽な相談から経営に関わる支援まで幅広く受け付けています。
普段私が仕事をする時にお客様やプロジェクトチームの方々に実際に話している内容をたくさんの方々に届けます。
DX（デジタルトランスフォーメーション）が好きすぎるので「DX王子」と呼ばれています。
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