プロジェクトファシリテーターのじゅんです。
私はIT戦略のお手伝いをしますが、ご支援するお客様部門は必ずしもシステム部門というわけではありません。
戦略という言葉から全社的な方向づけを行う経営企画室や経営企画部門といった方々とご一緒させていただくこともあります。
今回はそんな経営企画室の役割とはなんだろう？という点を私なりに改めて整理してみたいと思います。
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経営企画室の役割とは
- 会社の頭脳
- 経営者の参謀
- 変革リーダー
として役割を担うのが経営企画室と言えるのではないでしょうか。
業務内容としては、
- ビジョンの策定・中期経営計画（中計）、実行管理
- 予算の編成・管理
- 特命プロジェクト推進
１． ビジョンの策定・中期経営計画（中計）、実行管理
会社の向かうべき方向を経営者が示した時に、 それを具体的に行動できるレベルまで落とし込む計画を作り、実行管理するのが業務内容です。
経営者が「利益率を20%上げろ！」と宣言しても、営業部門と生産部門、管理部門とでは捉え方が違います。
営業部門の方は、「売れば良いんだろ！？」
生産部門の方は、「俺らにカネのことは関係ない」
管理部門の方は、「余計なことをしなければいいのか」
と、各部門で都合のよい風に捉えてしまいます。
このようにならないために、経営企画室は社長に対して具体的な施策を提案していきます。
そのためには、裏付けとなる社内外のデータを収集・分析し、計画を立て、意思決定を促す必要があります。
計画に対して承認が得られたら、具体的な施策を各部門と一緒に実行していくのです。
２．予算の編成・管理
前述の中期経営計画（中計）の際にも必要ですが、実際の計画を実行する際により現実的な数値目標を設定する必要があります。
それが、予算編成です。
財務会計の予算編成ではなく、どちらかと言うと管理会計ベースの予算編成が求められます。
事業部ごとやプロジェクト、案件ごとに予算を割り当て、実行結果を管理していきます。
こちらは当然、計画をたてるだけでなく、実行段階の途中経過の管理も必要です。
３．特命プロジェクト推進
社内の風土改革や新規事業の推進など、全社横断的に実施する施策や、今まで自社でおこなったことのないプロジェクトなどを実施する場合のリーダーとしての動きをもとめられる場合もあります。
組織が大きくなればなるほど、変革するパワーが必要になります。
経営者のリーダーシップに加え、現場を引っ張るリーダーとしての推進力が試されます。
その他の機能
企業によっては以下のような機能や施策を与えられている会社もあるかもしれません。
「働き方改革」「組織構造の見直し・拠点再配置」「新規事業推進」「M&A推進」「グループ会社管理」「資本政策」
「組織風土改革」「取締役会等の会議体事務局」「コーポレートガバナンス」「中長期要員計画」「海外展開推進」「コンプライアンス推進」「CSR推進」
企業によっては、経営部門や管理部門と同じような分類から、人事・経理・総務・法務に関わる機能と合わせて役割と与えるところもあると思います。
これらの施策や機能は、前述のビジョンの策定や中期経営計画に基づいて実施されれる内容ですので、特に違和感はないと思います。
経営企画室の実態と問題点
経営企画室と書いていますが、経営企画室と明確な名前を与えられた部門がある企業は多くないと思います。
実際はこのような部門は設置されておらず、経理部や財務部、総務部などが役割を兼務しているというところが実態だと思います。
またそもそも経営企画機能そのものが無いという企業も多いと思います。
- 日々の業務に追われて、長期的な戦略を考える時間がない
- お金周り＝経理部門という考えから、お金の計画作りもすべて依頼している
- 周りの流行に合わせて自社でも「経営企画室」を設置した
部門間の舵取りというのは建前で、各部門から上がってくる報告や資料をコピペしたり、印刷したり、会議を設定したり、読み上げたりするだけでの単なる事務員としての動きになっていることが多いと思います。
経営層は経営企画室に期待はしているものの、経営企画室のメンバはその意図を汲み取れず、言われたことだけをやる作業員になってしまっているということも十分に起こりえます。
多くの企業が「経営企画部門のあり方」について悩んでいます。
課題の設定方法
やはり課題としては、本来あるべき経営企画室の以下の役割を設定し、実行するという点に尽きると思います。
- ビジョンの策定・中期経営計画（中計）、実行管理
- 予算の編成・管理
- 特命プロジェクト推進
しかし、これらを課題設定し、実行できていたらすでに実施しているはずです。
経営企画室の役割を認識した上でそれらを機能するための課題設定は一段下げて設定する必要があります。
例えば前述の問題点が発生していた場合は、それに対する課題設定を行うことから始めて見てはいかがでしょうか。
日々の業務に追われて、長期的な戦略を考える時間がない
この場合の課題設定とプロセスは以下のようになります。
課題｜業務時間を確保するために業務プロセスを見直す
１．日常業務の把握を行う
２．ボトルネックや省略・簡略化できるポイントを洗い出す
３．社内業務全体で行う
お金周り＝経理部門という考えから、お金の計画作りもすべて依頼している
この場合の課題設定とプロセスは以下のようになります。
課題｜予算管理が可能な要員を配置する
１．スキル把握を行う
２．管理会計知識に明るい人員を配置し、経営企画室のメンバにする
３．適切な要員がいない場合は、スキルを身につけるための教育を行う
４．資金に余裕があれば人材採用をおこなう。
周りの流行に合わせて自社でも「経営企画室」を設置した
この場合の課題設定とプロセスは以下のようになります。
課題｜経営企画室のミッションの設定と役割の設定を明示的に行い、適切な要員を配置する
１．経営企画室のミッションを整理する
２．経営企画室の役割を明確化する
３．ミッション・役割を資料に起こす
４．適切な要員を配置する
施策を推進する方法として外部の力を借りるのもあり
経営企画室は機能しなければ単なる事務作業を行う部門になってしまいます。
運営の方法がわからない場合は、外部のコンサルタントを頼るのも１つの手だと思います。
立ち上げや進め方などを指導してもらい、やり方が分かってきたところで、自分たちで運営するというようにすればスムーズに機能していくと思います。
また、期限設定やフィードバックなども行うことで、施策やプロジェクトを後回しにせずに勧めることができます。
本日の提案
社内の問題点の把握を把握しましょう
経営企画室の役割見直しましょう
推進するために外部を使うのもありです
投稿者プロフィール
- プロジェクトファシリテーター
-
フリーランスのITコンサルタント として、CIO代行サービスで多くの企業をサポートしています。
企業のIT戦略 立案・実行支援を行い、
ITを活用した情報システム の導入・マネジメント支援しています。
IT利活用 に関して気軽な相談から経営に関わる支援まで幅広く受け付けています。
普段私が仕事をする時にお客様やプロジェクトチームの方々に実際に話している内容をたくさんの方々に届けます。
DX（デジタルトランスフォーメーション）が好きすぎるので「DX王子」と呼ばれています。
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