デジタルトランスフォーメーションの7つの事例をこちらの記事で紹介しています

アンケートの手書き・回答データ入力・エクセル集計やめませんか?

アンケートの手書き・回答データ入力・エクセル集計やめませんか?

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アンケートの手書き・回答データ入力・エクセル集計やめませんか?

管理部のみなさん社内環境の改善やお客様満足度向上のためにアンケートを取る場面は多いと思います。
経営者や管理部門だけで考えた施策は机上の空論になりやすく、現場の感覚とズレた施策になりやすいです。
施策を実施してみてどうだったかという現場の声やお客様の声を聞くことはとても大切です。

もっとも大切なことは「アンケートの回答者の声を聴いて良いサービスを提供する」という点です。

それをわかっているはずなのに、無駄なところで努力してませんか?
アンケートを作ろうとワードやエクセルと格闘し、大量の紙を印刷して、手書きで書いてもらった用紙をデータ入力して、エクセルで集計する。
その後でようやくアンケートの内容を分析できる。
というような状態かと思います。

一度見直してみませんか?

アンケートに待ち受ける地獄

改めてアンケートを作ってから内容を見て改善点を検討するまでの流れを見てみましょう。

アンケートフォーマットを考える
ワードやエクセルを開いてアンケート項目を入力して印刷した時の見栄えが良くなるように余白や線を調整する。上司へ報告すると順番質問や追加があると質問を追加したりしてさらにフォーマットが崩れるのでレイアウトを全体的に修正。(このやりとりを何回か行う。。。)
何百枚も印刷する
ようやくフォーマットができたら回収対象の人数を予想し、印刷する。
1回の回収は少なくても結局使うからと何百枚も印刷する。
途中で結局項目を追加したり見直したりして印刷し直しなんてことも。。。。紙の無駄。。。。
配って書いてもらったら、回収して管理・保管
社外であればお客様、社内であれば対象の従業員に配ってボールペンで丸をつけたり、自由記述欄に書いてもらう。筆記用のボールペンや鉛筆も持っていない人のために用意しなければならない。
データ入力・集計作業
紙の回答用紙をパソコンに入力していきます。大体の場合は集計しやすいようにエクセルに入力すると思いますが、それでも人間が紙を見ながら入力します。これって結構重労働ですよね。。。
派遣社員の方やアルバイト、外注さんにお願いしている場合でも誰かがやっていることにはかわりありません。大変です。

エクセルで回答フォームを作っている場合は、集計をしやすくするためにマクロを使って、集計用のエクセルを作ったりします。マクロの造り手によって品質はバラバラで、1回しか集計できない。アンケート項目が追加されたら再度マクロの修正作業があったりと、なかなかの時間がかかります。
結果分析をして改善点や次のアクションを考える
選択式の回答内容の集計結果をみて、大まかな傾向を掴み、問題点のありそうなポイントが見つかったら自由記述欄を見てさらに詳細に分析してくということをする。

管理部門の方は見に覚えのある作業が多くあったのではないでしょうか?
研修やイベントなどで1週間に何度もアンケート回収が発生した時はまさに地獄になるのではないでしょうか。
せいぜい省けるのは最初のフォーマット作成くらいで、日付を変えて使い回しはできるものの、
回収からデータ入力、集計分析は都度都度発生します。

改めてアンケートの本来の目的を考えてみましょう
「アンケートの回答者の声を聴いて良いサービスを提供する」
ということでした。

データの入力作業、集計作業・・・・・
本当に必要ですか?

当たり前過ぎて考えることすらしてなかった方も意外にいらっしゃるかと思います。
そこで、私からこんな方法もあるよ!ということを提案します。

回収したアンケート用紙の保管はどうする?

回収した何百枚、何千枚という紙はデータ入力した後はどのように扱いますか?
データ入力したら破棄しますか?
せっかく手書きで書いてもらったので捨てたくても捨てられないと思ったことはありませんか?

そこに、個人情報があったら、施錠して厳重に管理しなければいけません。
管理スペースと管理コストがいくらあってもたりません。。。

Googleフォームを使ってデータ入力と集計作業をはぶく!

私がおすすめするアンケートの仕組み

Googleフォームで作る(複数人で共同編集してもOK)
スタッフ全員で共同編集しながら盛り込んだほうが良い質問を好きなように追加する。リーダーや上長が必要な質問を絞り込み完成させる。並び替えも自由にできる。実際に回収する直前まで修正が可能。
回答者に入力のお願いする(URL展開 or QRコードを見せる)
社内など回答する参加者を把握している場合は、参加者リストのメールアドレスにアンケートフォームのURLを送信して回答してもらう。
セミナーやイベントなど不特定多数の人たちから匿名で集める場合は、QRコードを見やすい位置において、空き時間にスマホで入力してもらうようにする。
集計結果を見て分析・改善点を見つける
リアルタイムに集計されるのでアンケートフォームを展開した直後から分析作業に着手できる

サンプルを作りました!百聞は一見にしかず!!まず見て!

この話をいくらしても伝わらない場合があるので、私の方でサンプルを作成してみました。
2019/05/29のニュースで「パワハラ防止法」が閣議決定されたというニュースがあたので、厚生労働省のWebページを見に行くとワード形式のアンケート用紙やエクセル形式の集計表があったので、良いサンプルになるのでは?ということで作ってみました。

実際に厚生労働省が公開しているワード形式のアンケート用紙をもとにGoogleフォームでアンケートを作ってみました。
この作成にかかった時間は30分程度です。
ほとんどがコピペの時間です。

好評だったらこのGoogleフォームを共有しようかとも思っています。
興味があればご連絡ください。
問い合わせ、Twitter、Facebookなんでも構いません。

QRコードも簡単に作れます

セミナーやイベントなどで不特定多数の人にアンケート入力してもらいたい場合に、手持ちのスマホからの入力をお願いすることがあると思います。
その時にQRコードを提示してそこからアンケートフォームにアクセスしてもらって入力してもらうのが良いです。
QRコードは以下のサイトのようにURLを入力するだけで簡単に作成できます。

https://www.cman.jp/QRcode/

パワハラアンケートフォームへのQRコード

紙の方がリスクめちゃくちゃありますよ

Webサイトを経由じて収集すると情報漏洩リスクが・・・とか、やっぱり手書きじゃないと!
と必ず話が出てきます。
よく話を聞くと単純にそれ以外の方法を知らないというところに行き着くのですが、その中でもリスク面に関して出される内容に関していくつか書きたいと思います。

筆跡で誰かなんて正直わかりますよね

前述のパワハラアンケートが良い例ですが、匿名で収集するアンケートで自由記述欄を設けている場合は、筆跡によって結局誰が書いたがわかってしまいます。

大規模な企業で社員が数千人いるような会社でも、部長レベルは長いつきあいだったりするので、回収担当者がわからなくても
上層部のつながりで「あーこの子△△課の○○だよ」とすぐにわかったりします。
結局特定されてもみ消されるなんてことはざらにあります。
というかそれだったら匿名アンケートの意味ないよね・・・・

差し替え、紛失、破棄も紙ならやりたい放題

回収担当者が紙の端っこにマークをしたり、回収後に担当者の机の上にある紙を差し替えたり、破棄したりってやろうと思えばいくらでもできてしまいます。

データの場合は削除権限を与えなければ削除することは不可能です。
また、権限のある人が削除しても「削除した」という履歴が残ります。

「削除した」という履歴も消せるよ
と思ったあなた。
それはもう立派な悪意です。
注意しましょう。

話を戻して

「運営と管理をしっかりしています」と言ってもその管理労力を別のところに費やしたほうが良いと思います。

高齢者でもタブレット入力ならなんの問題もありませんよ

選択式のアンケートならタブレット端末を渡して入力してもらうほうが入力しやすいです。
その時は自由記述欄をなくして、できるだけ選択肢を増やして選びやすいように工夫すると良いです。

問題点はキーボード入力は個人差があるので、誰にでも進められるものではありません。
高齢者であってもLINEを使う場面が増えてきたのでフリック入力が普通に使える高齢者も増えてきました。
また、音声入力もできるので、文字入力のハードルはかなり下がってきています。

困った時の<紙>頼み

「紙じゃないとダメ!」という方は一定数いらっしゃいます。
そんな方のために数枚の紙を用意しておく程度にしましょう。
Googleフォームは印刷できるので、問題ありません。

500件のアンケートを収集する時に全部を紙にする必要はありません。
基本はWebから入力してもらう形式で入力が難しい場合だけ紙に書いてもらうという形式にしましょう。

500件で10件程度が紙になったとして、全件入力する手間を考えたら10件程度は許容範囲内だと思います。

まさに困った時の<紙>頼みというわけです。

本日の提案

Googleフォームを使いましょう(アンケートサービスを使用してもよい)

回答者(お客様や従業員)の声を拾ってサービス改善するところに時間を使いましょう

投稿者プロフィール

じゅん
じゅんプロジェクトファシリテーター
フリーランスのITコンサルタント として、CIO代行サービスで多くの企業をサポートしています。
企業のIT戦略 立案・実行支援を行い、
ITを活用した情報システム の導入・マネジメント支援しています。
IT利活用 に関して気軽な相談から経営に関わる支援まで幅広く受け付けています。

普段私が仕事をする時にお客様やプロジェクトチームの方々に実際に話している内容をたくさんの方々に届けます。

DX(デジタルトランスフォーメーション)が好きすぎるので「DX王子」と呼ばれています。

どうすればIT企業レベルのIT活用ができるかの「答え」をお教えします

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