こんにちは
プロジェクトファシリテーターのじゅんです。
私はフリーランスとして、ITの活用率向上のためにさまざまな企業向けにコンサルタントとしてお手伝いさせていただいております。
今回は、その中で、IT企業でなくてもITを活用するために今からできることをお伝えしたいと思います。
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自分の会社がIT企業じゃなくてもITを活用するために今すぐ出来る準備
１．A4のノートを買ってきて、社長と全従業員に配る。
（デスクワークではない従業員の場合は、A5のノートでOKです。）
２．常に持ち歩き、業務を行っていて 「コレって無駄じゃない？」「もっとこうしたほうが良い」
と感じる場面がでてきたらそれをノートに書く
これを経営者はもちろんですが、全従業員でおこなうことをお勧めします。
ITを活用するためにまず行うことは、今会社で起きている悩みを抽出することです。
いろんな企業様にお伺いしてお話しする機会がありますが、 打ち合わせでお会いしてから、
業務を行っていて何かお困りな点はございますか？
という会話を始めるとその場の思いつきかもしくは最近発生したお困りポイントしか話題にあがりません。
本当に困っていることというのは、多くは「まぁしょうがないか」と見逃されている部分の寄せ集めだったりします。
この「まぁしょうがないか」が100人単位で集まると会社にとってはとても大きい業務効率の低下を招きます。
また、打ち合わせでお話しする際は「何か話ししなければ」という心理の方が強く働き、 思いついた内容を話してしまうということが多いです。
そのために、日常業務で困っていることが発生した瞬間に、そばにあるノートに記録することが大変有効になってきます。
改善の取り組みを行っている部門の方々は日々社内の問題点を意識しながら業務を行っているかと思いますが、日常業務を行っている方々は普段から問題点を発見しようと思って業務を行っていることは少ないため、思いついたときにすぐに記録できるような環境を作ることが重要です。
何事も準備が大事
IT技術は発展しており、日本でも最新技術が日々誕生していますが、 これらの技術を活用するという点においては、かなり遅れているのが現状です。
「うちの会社も何かしなければ！」と問題意識はあるものの、何から手をつけてよいかわからない経営者様や従業員様のために本記事を用意しました。
ITを活用すると聞くと一足飛びにPCを入れたり、スマホを配ったり、クラウドを契約したりと、お金をかけて一見ITを活用しているように見えますが、長期的な視点で見ると、導入後に全く使われなくなった、結局もとに戻ったという状況が多くあります。
そして、ITは使えないという結論づけてしまうことも多く存在しています。ITを導入してもそれを使うのは、会社に所属するヒトです。
スマホやタブレット、PCでまとめておくのはダメなの？
この、ノート という部分がキーポイントで、私は完全にペーパレス化しているので、紙のノートは使いませんが、オススメは紙のノートです。
スマホやタブレット、PCを勧めない理由は、 以下の２つです。
１．図が書けない
２．２つのことを同時に考えることになるから
これに当てはまらない場合は、ノート以外を使用しても問題ありません。
図が書けない
メモを取ると聞くとまずはじめに思いつくのが、メモ帳を始めとするテキストアプリです。
テキストはまとまった文章を書くのには適していますが、今回のように思いつきやアイディアなどをまとめるにはあまり適していません。
思いつきやアイディアは文字で表現しづらかったり、絵や図で書いたほうが伝わりやすかったりするからです。
そんなときに、テキストアプリだと絵や図が書けないため、全て文字で表現しようとしてしまいます。すると説明がずらずらと長くなり、あとで見返したときに何を言っているかわからなくなってしまいます。
図が書けるタブレットのアプリだったらよい？
次に書くことに当てはまらない場合は、タブレットの手書きアプリでも良いかと思います。さらに、タブレットを毎日持ち歩くことを考えた場合、その人にとって負担にならなければ良いと思います。
2つのことを同時に考えることになるから
2つのこととは以下のことです。
１．「これって無駄じゃない？」「もっとこうしたほうが良い」と思ったこと
２．１の内容を文字として入力するときにキーを探すこと
この、２．の負担が思っている以上に負担になります。
キーボードを入力するときに、「ｗってどこだっけ？」「、ってどこだっけ？」と思うことはありませんか？
スマホのフリック入力を行うとき、「数字を出すには・・・」「可愛く絵文字でも入れよう」などと考えたことはありませんか？
このちょっとしたことが、大きな負担になるのです。
あまりに面倒だと書くのやめようということになってしまいます。
そうするとせっかくの改善点が埋もれてしまいます。
PCをマルチ画面で作業をしている方ならOKな場合もあり
PCを使った仕事で、２画面以上もしくは複数画面を並べて表示して作業できている方であれば、PCの別画面で手書きメモを行うのはOKかと思います。
しかし、多くの方は、エクセルならエクセル、パワポならパワポというように
1つの画面に1つのソフトを表示して作業をしていることが多いのではないでしょうか、そこに、メモ帳ソフトを切り替えて・・・としていると、
これが苦痛になってしまうのです。
それよりもそばに置いているノートに走り書きをしたほうがよっぽど良いと思います。
ノートなら多くの人は子供のころから使っている
ノートにペンで文字や図を書くことは、上手い下手はあるものの、使い方を教える必要やどうやって書いたらよいかを考えながら書く方は少ないのではないでしょうか。
今日お話ししているのは、悩みや改善アイディアを日々蓄積することです。タブレットやスマホで電子化することでも、PCで資料をまとめることでもありません。
私の場合は、どのようにするかというと、
PCのそばにタブレット（iPad）がノートアプリ（Onenote）を開いたまま置いておき、画面が常時表示されている状態を作ります。つまり、PCとタブレットを両方使うわけです。この場合のタブレットは前述のノートの代わりです。
形が変わっただけで、人間の動作は変わっていないのです。
ITを活用するためにまずはノートに悩みをまとめよ
ITを活用することとは単にカッコよくITツールを使うのではなく、自分に合わせた、自社にあわせたITの活用を進めていくことが重要だと考えます。
そのために日々の業務の悩みやこう合ったほうが良いということを毎日の業務の中で少しずつ蓄積していくことが重要になります。
では、ノートに書いた悩みや改善ポイントをどうすればよいかということに関しては、 また別の記事で書きたいと思います。
より具体的に改善を進めたい場合は、お問い合わせください。
ITを活用すると言っておきながら、ノートやペンを使うという内容に違和感を覚えたkたもいらっしゃるのではないでしょうか。
一見遠回りなように見えて実は近道だったりします。
私が提案したり、お手伝いさせていただく範囲は、お客様の企業全体、そして長い未来、ビジネス拡大のためのIT活用支援です。
目の前の問題を解決するだけのシステム屋さんではありません。
どんなに素晴らしいシステムを作っている企業でも、そのシステムは御社のために作られたシステムではありません。
また御社ようにカスタマイズしてもらったシステムを持っているかもしれませんが、それは、ある時点で持っていた悩みを解決したシステムにすぎません。
企業は常に成長し、外部環境は目まぐるしく変化しています。自社にあったITを柔軟に使いこなす態勢が整っていなければIT活用にはほど遠い状態となってしまいます。
投稿者プロフィール
- プロジェクトファシリテーター
-
フリーランスのITコンサルタント として、CIO代行サービスで多くの企業をサポートしています。
企業のIT戦略 立案・実行支援を行い、
ITを活用した情報システム の導入・マネジメント支援しています。
IT利活用 に関して気軽な相談から経営に関わる支援まで幅広く受け付けています。
普段私が仕事をする時にお客様やプロジェクトチームの方々に実際に話している内容をたくさんの方々に届けます。
DX（デジタルトランスフォーメーション）が好きすぎるので「DX王子」と呼ばれています。
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