みなさんこんにちは。プロジェクトファシリテーターのJunです。
今回は会議や打ち合わせ、ワークショップを行う時に使っている小道具（文房具）をあげてみました。
ある1つのメーカーで全て揃うわけではないので、私自身が必要な時に都度探すというような作業をしています。この作業がちょっと面倒なので必要な時にすぐ買える様にまとめたいという思いもあります。さらに、詰替え用やまとめ買いなども書いておきますので、50人や100人といった人数でワークショップを行う方や小道具を使う場面が多い方はまとめ買いすると安いので参考にしてみてください。
また、ほとんどのものは100円ショップで購入可能なので、代用可能な道具は多くあります。私自身こだわりの道具もありますが、他のもので代用する場合も多くあります。その辺りもそれぞれコメントを加えておきますので参考にしてください。
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ホワイトボード関連
ホワイトボードマーカー（５色）（中平）
私は基本的に備え付けのホワイトボードマーカーは使いません。線が細く見づらい＆インク切れしていることが多いからです。
そこで、このマイホワイトボードマーカーを使っているのですが、これはインクと芯が買い換えられます。私はホワイトボードを使うことが多いのでしょっちゅうインクが無くなります。都度買い替えているともったいないので詰替えインクがあるタイプを使用しています。このマーカーはインクだけでなく、芯も替えることができるので便利です。また、色も黒・赤・青が一般的ですが、それに加えて緑・橙があります。
普段は使用しませんがたまに別の色を使うと雰囲気が変わったりします。例えば肩の力を抜いてざっくばらんに話したいときには黒・緑・橙という風に赤・青を入れ替えて話し合いをし続けるとだんだん「この色を使う時はざっくばらんに話していいんだ」という意識付けを行うことができるようになります。色の使い方などは別記事で書いてみたいと思います。
詰替えインク
この詰替えインクを使うことによって新しいマーカーを都度買い換える必要がなくなります。
他のマーカーを使ったことが無いので微妙ですが、感覚としてインクが無くなるのが早い気はしますが、大量に仕入れて使うので多分コスト安だと思います。
替芯（中平）
あまり買い換えないですが使い込んでいると芯の部分が潰れてきます。そんな時に芯を替えることができるのは嬉しいです。私はこの中平を愛用しています。文字がキレイに書けるからです。この他に極太も持っているのですが、別記事でまとめます。
持ち運び用
２，３人の少人数の打ち合わせの時に使用したり、自分用のアイディアまとめの時に使ったりします。私はA4を所有しています。開くとA3サイズで使えるので便利です。また、書き込むことの出来ないA4の資料の上から赤入れをする際に使用するのにも使っています。
模造紙関連
模造紙
プロジェクト運営の時はグランドルールやKPTなどの振り返りを行う時に使います。
ワークショップなどではアジェンダを書いておいたり、グループワーク用に使用したりします。
ホワイトボードと併用して、議論の中でまだはっきりしていない内容と決まった内容をまとめたりする時に使います。お客様との議論の内容など、パワーポイントなどのきっちりした資料にまとめる前の認識合わせ用に使います。
イーゼルパッド
３Mのイーゼルパッドと呼ばれる通称大きなポストイットも使えます。
上部に糊がついており、書いたら壁などに貼っておくことができます。
水性マーカー
模造紙やイーゼルパッドに書く時に使用します。マッキーなどの油性ペンと違って、匂いもせず、裏写りもしません。8色タイプがスタンダードですが、好みによって10色、15色、18色などもあります。
水性マーカーの使い方に関しては、こちらの本で詳しく解説されているので参考にしていただければと思います。
色の使い方や字の書き方、模造紙やホワイトボードの使い方などが書いてあるので参考になります。
詰め替えインク
ホワイトボードマーカーよりは頻度は少ないですが、やはり多用する場合はインクが無くなったら買い換えるというスタンスより、詰替えをするというスタンスの方がコスト安なのでおすすめです。全ての色があるわけではないので、珍しい色は買い換えることになりますが、スタンダードな色（黒赤青など）は詰め替えが売っています。
グループワークなどで同じ色のペンが大量にいる場合などは詰め替えが便利です。
50人のワークで1人ずつ黒ペンを持つことがある場合は50本用意する必要があります。これを何回か続けていればまた買い直すのは結構なコストになりますよね。
50本を詰め替える労力の方が大変だという意見もありそうですが（笑）
養生テープ
イーゼルパッドなどの糊付けがある紙なら良いのですが、模造紙などは壁に貼る場合によく使います。元々は引越しなどに使用するテープなのですが、壁に貼ってもはがしやすくて便利です。
緑色が主流ですがピンク色や白色など、いろいろなカラーがあります。
幅が細いタイプのテープもあります。
接着剤
付箋関連
付箋と聞くと多くは個人のメモ用として手帳に張ったり、不在の人への伝言メモとして使用するイメージが強いんですが、会議やワークショップの時はちょっと違う使い方をします。
使う付箋は大きめで、書く文字も大きく書きます。会議で付箋を使用する目的は全員で意見やアイディアを共有することです。そのため、以下の様な大きな付箋を使って前述した水性マーカーの太い方を使って書きます。
ポストイット 強粘着 75×100mm
私のおすすめは強粘着タイプです。壁やホワイトボードに貼る場合、普通の付箋だと粘着力が弱く、すぐに剥がれてしまいます。サイズがたくさんありますので迷ってしまいますが、さまざまなサイズを使ってみてそれぞれの現場に合うサイズを試行錯誤してみてください。
75×127mm これはiPhone6plusと同じサイズです。横長でかなり大きな文字で文章を書けます。
75×100mm おすすめ！名刺ぐらいのサイズで適度な大きさと書ける量を兼ね備えた良いサイズです。
75×75mm この正方形サイズも良く使います。会議での使い方は大きく変わらないのですが、このサイズのメリットはEvernoteのポストイットカメラで撮影したときに威力を発揮します。正方形のサイズはキレイに取り込んでくれるのです。正方形でないとキレイに取り込んでくれない所がEvernoteの残念なところですが。
50×50mm 個人のメモ用として使用しています。かなり小さいので会議向きではありません
ポストイット ミーティングノート
私はグランドルールを書いて使っています。オフィスでチームのみんなが見える様な所に貼っておき、会議では会議室に持って行って見える所に貼って会議をしたりします。
ポストイット ビッグパッド
これは結構インパクトありますよね。実はまだ購入したことも使ったこともないのですが興味があります。イーゼルパッドとミーティングノートの中間です。
これを使って打ち合わせしてみたいです（笑）サイズは３サイズあります。
3M ポスト・イット ビッグパッド ３０枚
279×279ｍｍ ビビットイエロー（黄）
381×381ｍｍ ワインレッド（赤）
558×558ｍｍ エレクトリックブルー（青）
会議・ワークショップ進行関連
タイマー
ブレーンストーミングなど一定の時間を区切ってワークをする時にタイマーを使います。以前は使用していましたが、私は所有しているiPhoneで代用しています。
卓上ベル 呼び鈴
キッチンタイマーを使用すれば大きな音が出て時間切れになったことがわかりやすいのですが、iPhoneなどのスマホを使用している場合は大きな音が出ずに会場全体に時間切れを知らせるのが難しいことがあります。
そんな時はレストラン等にある卓上ベルなどの呼び鈴を使うこともあります。
名札
初対面の方が多く参加するワークショップなどの場合は相手の名前がわかるように名札をつけると会話が弾みます。本名でも良いですが、ニックネームや子供の頃のアダ名などを書くようにするとさらに会話が盛り上がります。ただし、参加者の中には強制されることを嫌う方もいらっしゃるので見極めが必要です。
プロジェクトで使用する時は、顔見知りなことが多いので、プロジェクト発足時に初回のみ前述した付箋の75*127サイズを使用して簡易的にキックオフミーティングなどをするケースがあります。
カラーラベルシール
これを見た方は大人だとかなりの確率で「なつかし〜」と言います。小学校の頃に先生が使っていたシールという印象が強いですよね。会議やワークショップの中では複数の意見やアイディアが出た場合に投票を行う時に使います。
また、プロジェクトではメンバやチーム毎にカラーを分けて1日のタスクが完了したらシールを貼るといったような使い方をします。
マグネット
付箋やポストイットであれば粘着のりがついているので貼れば良いですが、コピー用紙に書いたものを全体で共有する場合にホワイトボードにくっつける時に使用します。
A3コピー用紙
お客様との打ち合わせや会議ではパワーポイントを使用して作成しますが、内部の打ち合わせなどできっちりした資料を作成する必要がない場合はA3用紙を使います。アジェンダなどを書いて打ち合わせに望んだり、会議で決まったことやToDoを書いてその後のチェックリストにしたりします。本当に時間が無い時は手書きでプレゼン用資料を作成してそのまま打ち合わせに望んだりもします。
ワークショップなどではパワーポイントではなく、あえてコピー用紙を使って進めることもあります。
A4コピー用紙
個人のメモやグループワーク用
A5コピー用紙
付箋の代わりとして使用すると効果的な場面があります。文字に加えて、図や絵などを書くことができるので文字だけでは表現できないことを引き出すこともできます。
まとめ
2015年1月1日時点での小道具ですがこれから変更があれば随時更新していきたいです。
私はほとんどPCを使用して会議を進行したり、プロジェクトを管理しますが、お客様の要件を明確にしたり、アイディアを出したり、プロジェクトの振り返りの場などではアナログな方法で、付箋や模造紙などを多用します。
特に普段PCだけで仕事をしている方にはかなり新鮮らしく、ウケが良いのに加えて気づきが多いです。
おまけ（この記事のタイトル）
この記事のタイトルですが、「ファシリテーターの道具箱」という本のタイトルをもじってつけました。
この本は、会議などの問題解決の場面で活用できる手法やフレームワークが手順や使用例とともに記載されています。
ファシリテーションに慣れて、バリエーションを増やしたい方やいろんな手法を学びたい方にはおすすめです。
今回あげた小道具たちも活用できますので合わせて見ていただくとより実践的になると思います。
参考にしてみてはいかがでしょうか。
投稿者プロフィール
- プロジェクトファシリテーター
-
フリーランスのITコンサルタント として、CIO代行サービスで多くの企業をサポートしています。
企業のIT戦略 立案・実行支援を行い、
ITを活用した情報システム の導入・マネジメント支援しています。
IT利活用 に関して気軽な相談から経営に関わる支援まで幅広く受け付けています。
普段私が仕事をする時にお客様やプロジェクトチームの方々に実際に話している内容をたくさんの方々に届けます。
DX（デジタルトランスフォーメーション）が好きすぎるので「DX王子」と呼ばれています。
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