プロジェクトファシリテーターのじゅんです。
私はコンサルタントという職業柄、お客様の企業に対して改善施策を提案するのが日常茶飯事です。
その中で必ず行うのが「現状どうなっているか」という確認の作業です。
改善を行う前に、現状がどうなっているかを確認できなければ何を改善すればよいかわかりません。
現状がどうなっているかを確認するときは、お客様にお話を聞いて（ヒアリングする）資料に起こして、合っているかの確認をすることで、ようやく現状を確認することができます。
このときお客様の話を聞きながら資料を起こしていくのですが、これまではノートやホワイトボード、模造紙などで話し合いをしながら作り上げて、その後持ち帰ってからパワーポイントやエクセルといったソフトで資料を作って後日確認という流れをしていました。
しかし、インターネット環境やパソコンの性能が向上した今ではより便利なツールを使うことでこの作業がオンライン上で完結できるのでは？と日々思っていて良いツールが無いかを探していました。
今回、miroというサービスをちょっと使ってみてかなり良さそうなので紹介します。
miroに関連する記事
１．miro（旧realtimeboard）の紹介（本記事）
２．ユーザー登録方法
３．ボードを共有する方法
４．使い方の基本と応用
５．使えるテンプレートとAppsの紹介
６．付箋をmiroに取り込む方法
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共同してチームで作業をする場合に良いツールがない・・・
先程も少し書きましたが、共同してチームで作業する時に良いツールが無いかいつも探していました。
ドキュメントやスプレッドシート、プレゼン資料などの共同作業は、GsuiteといったGoogle系のサービスやoffice365を使えば良いですが、ホワイトボードを使ってのブレストやUIなどの画面をあーだこーだ言いながら作る場合は適していませんでした。
このような話をすると、
ホワイトボードは〇〇っていうツールあるよ！
画面設計なら〇〇っていうアプリをうちでは使ってるから使いやすいよ！
ということを言われることがあります。
これってたしかにそのとおりなのですが、ツールのスキルレベルが同じだったり、会社の中で作業するときのツールの話だったりすることが多いです。
私の場合は、お客様やチームを組むメンバのスキルレベルがバラバラだったり、複数の会社でプロジェクトをする場合だったりと、全員が同じツールを使える状況にないケースがほとんどです。
手軽に共有できて、フリーハンドや図の描画などの柔軟な操作ができるツールって意外とないんですよね。。。
業務フローを作成する際のツールって何使ってますか？
業務の改善をする場合に必ずと言っていいほど作成する資料に「業務フロー」があります。私はソフトウェアエンジニアのときからコンサルタントをしている今でも、嫌というほど業務フローを書いてきました。
業務フローを作成したことがある方に質問です。
業務フローを作成する時にどんなツールを使っていますか？
大手のシステムベンダーやシステム開発会社であれば、悩まずにエクセルと答えるはずです。このエクセルですが、成果物としてお客様に納品したり、一度作ったら終わりというような扱いであれば、エクセルで十分です。
しかし、私の場合は、お客様と会話をしながらその場で作成していき、変更があれば柔軟に変えていく、現場への定着に関しても作成した資料をそのまま使用するという形をとっています。このような使い方をする場合にエクセルはとても使いづらいのです。
こんな風に書くと、「共有機能あるよ」「オンライン機能使えばいいのでは？」などと言われることがありますが、そのような方はエクセル本来の機能を使えていない方の発言です。
（そもそも業務フローをエクセルで書こうという発想が間違っているのですが・・・）エクセルは表計算ソフトなので、業務フローなどのオブジェクトを作るという作業をするソフトではないです。
いいの見つけた！これをmiro！共同作業に最高のツール
少し前置きが長くなりましたが、このmiroというWebサービスは「Online Whiteboard for Visual Collaboration」というキャッチコピーがついているとおり、オンラインのホワイトボードとして使うことができます。
ビジネスマンであれば一度は使ったことがあるであろう、あの、ホワイトボードです。このツールはホワイトボードでできることはすべてできると思ってもらえばイメージが湧きやすいです。
さらにオンラインツールならではの機能が加わっています。
軽く上げると以下のようなことができます。
・考えを書き出すときのマインドマップ
・付箋を使ったブレインストーミング
・業務フローを整理するとき
・アプリやWebのUI設計
・プレゼン用のツール
・手書きのメモ
・コメント、レビュー機能を使って資料確認を行う
特にメリットを感じているのは業務フローを整理するときのツールとして使うのがめちゃくちゃいいです。業務フローについては、こちらの記事で書いているので参考にしてみてください。
無限に広がるホワイトボードとして使える
私が自分用のメモに使用しているのはOnenoteというMicrosoftのサービスです。なぜOnenoteがいいかというと、ワークスペースを無限に広げられるからです。ノートアプリやホワイトボードアプリってたくさんあるんですけど、ほとんどのソフトやアプリは１ページ、２ページというページをめくるという概念をアプリで表現しています。
これってデジタルの世界でページっていう概念意味ないんですよね。
物理的なホワイトボードって面積の制限があるのでしょうがないですが、デジタルの世界であれば、区切りやページの概念を取っ払って無限に広がるスペースで書きこむことができるホワイトボードとして使いたいっていつも思っていました。
ホワイトボードの端っこに書いてもうちょっと書き足したいな！って思ってもスペースがない。。。って経験ありませんか？
それがなくなります！
iPad ProやGalaxyNoteを使えば手書きでブレストができる
iPadやGalaxy Noteなどのスタイラスペンが使えるタブレットやスマートフォンを使用すると、手書きの文字や線、図形を書くことができます。これを複数人で書き込めば大判の模造紙に書き込んでいる状態を作ることができます。
参加者が複数人いてリモートで打ち合わせを行う場合でも同じ画面をみながら一緒に作業をすることができます。
さらに、ワークショップや会議室に集まって打ち合わせをする場合でも、手元に端末をそれぞれ持った状態で、プロジェクタのスクリーンや大画面でみんなで見えるようにすれば共有作業ができます。
ワークショップとデジタルの融合
miroのすごいところは、付箋をカメラで撮影し、取り込むことができるという点です。
模造紙と付箋を使ってブレインストーミングやワークショップなどを行ったことがある方であれば経験があると思いますが、付箋を使っていろんな意見がでて、満足したなと思っても、その伏線の内容を紙のままで持っておくことって無いですよね？写真でとってデジタル化して、別の資料にまとめて・・・・みたいな作業をするはずですが、このmiroを使えばデジタル化するのは容易です。
私の方で簡単ですがやってみました。
具体的な手順はこちらの記事でまとめているので参考にしてみてください。
スマホやタブレットの画面フレームがあるからUI設計もできちゃう
スマホやタブレットの画面フレームがテンプレートとして用意されているので画面デザインをしながら、画面遷移も一緒に考えることができます。画面構成や遷移といった全体から画面の詳細な設計まで一つでできてしまします。
この手の作業って画面遷移と詳細な画面設計は別のファイルで管理していて、複数のファイルを行き来して見なきゃいけないといった煩わしさが結構ありますが、miroを使えば一つのツールで全体から詳細までカバーできます。
コメントできるからレビューもできちゃう
miroにはコメント機能もついています。例えば業務フローのレビューをしてもらう時に、疑問点や確認ポイントなどをコメントに書いておき、対象者にコメントしてもらうことで修正していくことができます。
これらのコメントが残るので、「なんでこんなふうになったんだっけ？」という時間が経つと忘れてしまう経緯などを一緒に見ることができるのでかなり便利です。
また、Resolveをオンにすれば、解決されたコメントという扱いになり、表示されなくなるので、重要でないコメントは非表示にしておくことで画面がごちゃごちゃするのを防げます。
マルチプラットフォームで使えるからめっちゃ便利
Webブラウザ、iPhone アプリ、Androidアプリ、iPad アプリ、Chrome拡張機能いろんなプラットフォームに対応してるのってめちゃくちゃ嬉しいです。
なんども書いていますが、いろんなスキルセットや会社の人たちとやり取りする時に、iphoneしか使えないとか、Androidしか使えないって結構萎えるときあるんです。
このくらいのプラットフォームをカバーしていればほぼ誰でも使えます。
さらに、個人で作業するときも、スマホで軽くメモしたり、ちょっとした修正やコメントをして、PCでガッツリ作り込むということができるのってすごく嬉しいです。
miroはどうやったら使い始められるか？
無料で始められます。ユーザー登録の手順は以下の記事にまとめてあるので参考にしてください。
miroの料金はどんな感じ？
https://miro.com/pricing/
基本は無料で使えるので、とりあえずは無料で使ってみてOKです。
複数名で共同作業する場合も無料アカウント同士で共有できるので問題ありません。
企業内に本格的に導入する場合は、有料プランに切り替える流れで良いと思います。私の場合は、さまざまなお客様とやりとりする場合に結構使えそうだと感じた場合は、コンサルタントプランに切り替えようと思います。
共有のやり方に関してはこちらの記事を参考にしてください。
miro公式ヘルプ
公式のヘルプページやコミュニティページがあるのでこちらを見ることでいろんな使い方が学べます。
基本英語なので、抵抗のある方もいると思いますが、Google日本語翻訳を使えば読めます。
miroヘルプセンター｜使い方が検索できます
https://help.miro.com/hc/en-us
miroコミュニティ｜使い方事例なんかが載ってます
https://community.miro.com/
本日の提案｜ホワイトボードの代わりになるツールmiroは最高！
・複数人で資料を作成する時の共同作業にmiroは最高！
・無料のアカウントで結構な機能が使えるのでアカウントをとりあえず作っておくのでもOK
・機能がありすぎるので一緒に試行錯誤しましょう
実はmiroより前のrealtimeboardというサービスを私は知っていた
実はこのサービスは、以前realtimeboardというサービス名でした。私はその時にアカウントを作成していて、今回このmiroを見たときは同じサービスだと思いませんでした。
おそらく、全面的なサービス見直しかブランド戦略をしっかり作り込んで再スタートしたのではないかと思います。以前のrealtimeboardのときは発想は良かったのですが、なかなか使いづらく、「今ひとつ・・・」という印象でした。しかし時間が経ってmiroというサービスに変わってからは格段に使いやすくなっています。
使いやすさという点では、動作が遅くなったり、読み込みに時間がかかったりする場面がたまに見られますが、それは今後システムを増強すれば改善されるはずなので、私達が利用することで、よりよいサービスになってもらえたらと期待しています。
miroに関連する記事
１．miro（旧realtimeboard）の紹介（本記事）
２．ユーザー登録方法
３．ボードを共有する方法
４．使い方の基本と応用
５．使えるテンプレートとAppsの紹介
６．付箋をmiroに取り込む方法
投稿者プロフィール
- プロジェクトファシリテーター
-
フリーランスのITコンサルタント として、CIO代行サービスで多くの企業をサポートしています。
企業のIT戦略 立案・実行支援を行い、
ITを活用した情報システム の導入・マネジメント支援しています。
IT利活用 に関して気軽な相談から経営に関わる支援まで幅広く受け付けています。
普段私が仕事をする時にお客様やプロジェクトチームの方々に実際に話している内容をたくさんの方々に届けます。
DX（デジタルトランスフォーメーション）が好きすぎるので「DX王子」と呼ばれています。
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